Tietosuoja ja terveydentilaa koskevien tietojen käsittely
Työelämän tietosuojasta annetun lain 5 pykälässä säädetään siitä, miten työnantaja saa käsitellä työntekijän ja työnhakijan terveydentilaa koskevia tietoja. Tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat niiden pohjalta päätöksiä tai panevat niitä täytäntöön.
Terveydentilatietojen käsittely (5 §)
Työnantaja saa käsitellä eli vastaanottaa, tallentaa, käyttää päätöksenteossa ja luovuttaa työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja vain, jos työntekijä itse toimittaa ne hänelle tai jos työntekijä on antanut kirjallisen suostumuksen tällaisten tietojen luovuttamisesta työnantajalle.
Työnantaja ei kuitenkaan saa käsitellä edes työntekijän suostumuksella kaikkia terveydentilaa koskevia tietoja.
Työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän diagnoositietoja sisältäviä terveydentilaa koskevia tietoja,
- jos tämä on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi (esimerkiksi palkallinen lääkärissäkäynti tutkimuksia varten)
- jos tämä on tarpeen sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy
- jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään tietojen perusteella
- niissä tilanteissa ja siinä laajuudessa kuin muualla, kuten työturvallisuutta ja työterveyttä koskevassa lainsäädännössä, erikseen säädetään.
Työnantajan oikeus käsitellä työntekijän yksityiskohtaisia terveydentilaa koskevia tietoja ei kuitenkaan tarkoita sitä, että työntekijällä on velvollisuus toimittaa diagnoositiedot sisältävä lääkärintodistus työnantajalle.
Eri alojen virka- ja työehtosopimuksissa on asetettu palkallisen sairausloman saamisen ehdoksi se, että työntekijä esittää hyväksyttävän, eli diagnoosin sisältävän lääkärintodistuksen työkyvyttömyysajastaan työnantajalle. Työntekijällä on kuitenkin potilasoikeuslain 13 §:n mukaan ehdoton oikeus päättää potilastietojensa luovuttamisesta. Siten työnantaja joutuu myöntämään sairausloman palkattomana, jos työntekijä esittää lääkärintodistuksen, jossa ei ole yksityiskohtaista diagnoositietoa. Näissä tapauksissa työntekijä saa hakea itse sairausvakuutuslain mukaisen päivärahan. Työnantajan on arvioitava mahdollista palvelussuhteen irtisanomista tai purkamista sen perusteella, onko työstä poissaolo ollut perusteetonta esimerkiksi työsopimuslain perusteella.
Työnantaja voi käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja myös, jos työntekijä nimenomaisesti haluaa työkykyisyyttään selvitettävän tällaisten tietojen perusteella. Kysymykseen tulevat esimerkiksi tiedot, joilla on merkitystä työntekijän terveyden ja työpaikan työolosuhteiden kehittämiselle tai jos työntekijä haluaa selvittää alentunutta työkykyään ilman, että siihen käytetään työterveyshuollon palveluja.
Työnantajalla on lisäksi oikeus käsitellä työntekijän terveydentilatietoja niissä tilanteissa ja siinä laajuudessa kuin muualla lainsäädännössä erikseen säädetään, esimerkiksi työturvallisuuslaissa, työterveyshuoltolaissa ja laissa kunnallisesta viranhaltijasta. Työnantaja voi käsitellä työterveyshuollon lausuntoja työntekijän työkykyisyydestä tiettyyn tehtävään, jos arviossa on diagnoosin sijasta merkittävä sopiva / osittain sopiva /ei sopiva.
Edellä sanottu koskee myös työnhakijaa. Työnhakulomakkeissa ei saa kysyä yksityiskohtaisia terveystietoja, vaan kysymykset on tehtävä niin, että niillä hankitaan vain tietoja, joilla on merkitystä työtehtävien hoitamisen kannalta.
Työntekijän terveydentilaa koskevien tietojen käsittely työpaikalla
Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat näiden tietojen pohjalta päätöksiä tai panevat niitä täytäntöön. Tästä syystä työnantajan on nimettävä terveydentilatietoja käsittelevät henkilöt tai määriteltävä ne tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä.
Tietosuojavaltuutetun mukaan terveydentilaa koskevia tietoja käsittelevien henkilöpiiri on rajattava vain niihin, joiden työtehtäviin asiallisesti perusteltuna kuuluu terveydentilatietojen käsittely, esimerkiksi lähimmät ja ylemmät esimiehet, henkilöstöhallinnon asioita hoitavat ja palkanlaskijat.
Työntekijöiden terveydentilatietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia, eivätkä he saa ilmaista tietoja sivullisille palvelussuhteen päättymisen jälkeenkään.
Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja on säilytettävä erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin ei ole sallittua tallentaa tietoa sairauden tai vamman syystä työntekijän muiden tietojen kanssa.
Nämä erityiset, arkaluonteiset tiedot on poistettava rekisteristä välittömästi sen jälkeen, kun niiden käsittelylle ei ole perustetta. Työnantajan on muutoinkin arvioitava tietojen säilyttämisen tarvetta vähintään viiden vuoden välein (5.3 §). Tietosuojavaltuutetun suositus on kaksi vuotta.
Sairauspoissaolokäytännöt ja työkykykeskustelut
Tietosuojavaltuutettu on antanut 2010 ja 2012 kannanotot, jossa se henkilötietojen käsittelyä työkykykeskusteluissa ja sairauspoissaolokäytäntöjen yhteydessä.
Tietosuojavaltuutetun kannanotto henkilötietojen käsittelystä sairauspoissaoloihin liittyvissä työkykykeskusteluissa
Tietosuojavaltuutettu toteaa, että
"työnantajan ja työntekijän välillä käydyissä keskusteluissa käsitellyt henkilötiedot ovat sinänsä laillisia ja asiallisesti perusteltuja, jos ne palvelevat osapuolten oikeuksien ja velvoitteiden toteutumista työelämän tietosuojalain 3 §:n välittömän tarpeellisuusvaatimuksen mukaisesti. Edellytyksenä on myös se, että niiden toteuttamisessa otetaan huomioon huolellisuusvelvoite sekä etukäteisen suunnitteluvelvollisuuden ja käyttötarkoituksen määrittelyn vaatimukset sekä muut henkilötietolain ja työelämän tietosuojalain velvoitteet.
Se, miten sairauspoissaoloihin liittyvät työkykykeskustelut työpaikoilla järjestetään, on työnantajan työnjohto-oikeuteen kuuluva menettelytapakysymys. Työelämän tietosuojalain 5 §:n mukaisesti työntekijä päättää itsemääräämisoikeutensa perusteella pääsääntöisesti itse, mitä terveydentilaansa liittyviä tietoja hän tuo työpaikallaan tai työnantajan kanssa käymissään keskusteluissa esiin.
Työkykyneuvotteluissa on suositeltavaa keskittyä työkykyyn ja työjärjestelyihin liittyviin asioihin. Tällaisissa tilanteissa osapuolten väliset, pelkästään suulliset keskustelut jäävät kuitenkin pääsääntöisesti tietosuoja-asetuksen soveltamisen ulkopuolelle, koska henkilötieto ei ole yksinomaan suullinen tieto, ellei se perustu rekisteriin tallennettuun tietoon. Sitä vastoin työkykyneuvotteluiden kirjalliset raportit ja yhteenvedot muodostavat osan henkilöstöhallinnon rekisterinpitoa silloin, kun niiden yhteydessä käsitellään työntekijää koskevia henkilötietoja."
Lisäksi sairausvakuutuslain ja työterveyshuoltolain muutos (5 a § (19/2012) ja 2 luku 10 a § (20/2012) säätää työnantajalle velvollisuuden ilmoittaa työntekijän kuukauden jatkuneesta sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon työkyvyn arvioimiseksi.
Työterveyshuollon tehtävänä on laatia työntekijän työkyvyn arviointia ja työssä jatkamismahdollisuuksia koskeva lausunto, jonka työntekijä itse toimittaa Kelaan saadakseen sairaspäivärahaa. Kun työpaikalla selvitetään työhönpaluun mahdollisuuksia, terveydentilatietojen käsittely ei ole tarpeen, vaan oleellista on keskittyä muokkaamaan työtehtäviä ja työjärjestelyjä työntekijän työkykyä vastaaviksi.
Tietosuojavaltuutetun kannanotto terveydentilaa ja sairauspoissaoloja koskevien tietojen käsittelystä työpaikalla
Tietosuojavaltuutettu on antanut 6.7.2012 kannanoton työntekijöiden terveydentilaa ja sairauspoissaoloja koskevien tietojen käsittelystä työpaikalla sekä niiden työterveyshuoltoon luovuttamisesta työnantajan ja työterveyshuollon välisessä yhteistyössä.
Kannanotossaan TSV toteaa sairauspoissaolotiedoista tai sairauslomalla olemisesta seuraavasti:
- Työnantajalla ei ole yleistä oikeutta kertoa, muulla tavoin ilmaista tai luovuttaa työntekijää koskevaa sairauspoissaolotietoa tai sairauspoissaolon syytä muille työntekijöille tai talon ulkopuolelle, vaikka tieto saattaisi olla sellainen, että siitä olisi hyvä tietää organisaatiossa.
- Tapauskohtaisessa harkinnassa on otettava huomioon työelämän tietosuojalain 3 §.
- On suositeltavaa, että poissaolosta tiedotetaan esimerkiksi puhelinvaihteessa tai sellaisissa ajanhallintakalentereissa ja -järjestelmissä, joihin kaikilla on pääsy, ilmoittamalla ainoastaan henkilön poissaolosta esimerkiksi merkinnällä ”poissa”.
Kuntaliitto on ohjeistanut, että internetiin ei saa laittaa tietoa sairauslomasta ja muistuttaa, että kuntien pöytäkirjojen vieminen verkkoon saattaa loukata yksityisyyden suojaa.
