Dataskydd och behandling av uppgifter om hälsotillstånd
I 5 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet bestäms hur arbetsgivaren får hantera uppgifter om arbetstagares eller arbetssökandes hälsotillstånd. Uppgifterna får hanteras enbart av sådana personer som utgående från dessa bereder eller verkställer beslut.
Behandling av uppgifter om hälsotillstånd (5 §)
Arbetsgivare får behandla dvs. ta emot, spara, använda vid beslutsfattande och överlåta uppgifter om den anställdas hälsotillstånd endast om arbetstagaren själv överlämnar uppgifterna eller om arbetstagaren gett skriftligt samtycke till av uppgifterna lämnas till arbetsgivaren.
Arbetsgivaren får inte ens med arbetstagarens samtycke behandla alla uppgifter om den anställdes hälsotillstånd.
Arbetsgivare har rätt att behandla arbetstagarens hälsouppgifter som innehåller diagnosuppgifter,
- om detta är nödvändigt för utbetalning av lön för sjukdomstid eller därmed jämförbar förmån (till exempel oavlönad ledighet för läkarbesök med undersökningar)
- om detta är nödvändigt för att utreda om det finns grundad anledning för frånvaron
- om arbetstagaren uttryckligen önskar utreda sin arbetsförmåga utgående från hälsouppgifterna
- I de situationer och i den omfattning som bestäms separat annanstans, såsom i lagstiftningen om arbetarskydd och arbetshälsa.
Det att arbetsgivaren har rätt att behandla detaljerade uppgifter om en arbetstagares hälsa betyder inte att arbetstagaren har skyldighet att överlämna ett läkarintyg med diagnosuppgifter.
I olika branschers kollektivavtal är villkoret för avlönad sjukledighet att arbetstagaren företer arbetsgivaren ett godtagbart läkarintyg, dvs. ett sådant som innehåller en diagnos för tiden som arbetsoförmågan varat. Arbetstagaren har ändå med stöd av 13 § i lagen om patientens ställning och rättigheter en absolut rätt att bestämma om utlämnande av sina patientuppgifter. Arbetsgivaren blir då tvungen att bevilja oavlönad sjukledighet om arbetstagaren lämnar in ett läkarintyg utan detaljerade diagnosuppgifter. I dessa fall får arbetstagaren själv ansöka om den dagpenning som sjukförsäkringslagen föreskriver. Arbetsgivaren måste överväga en eventuell uppsägning eller hävning av anställningsförhållandet utgående från om frånvaron från arbetet varit ogrundad till exempel enligt arbetsavtalslagen.
Arbetsgivaren har också rätt att behandla uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd om arbetstagaren själv uttryckligen önskar att hans eller hennes arbetsförmåga utreds på basis av dessa uppgifter. Det är närmast fråga om uppgifter som är av betydelse för utvecklandet av arbetstagarens hälsa och sunda förhållanden på arbetsplatsen eller som behövs om arbetstagaren önskar klarlägga sin nedsatta arbetsförmåga utan att behöva anlita företagshälsovårdens tjänster.
Arbetsgivaren har dessutom rätt att behandla uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd i sådana situationer och i en sådan omfattning som bestäms särskilt någon annanstans i lag, t.ex. i arbetarskyddslagen, lagen om företagshälsovård och lagen om kommunala tjänsteinnehavare.
Arbetsgivaren kan också behandla utlåtanden om arbetstagarens arbetsförmåga för en viss arbetsuppgift som företagshälsovården utfärdat, om bedömningen angivits med lämplig/delvis lämplig/inte lämplig istället för diagnos.
Det föregående gäller också en arbetssökande. På platsansökningsblanketter får man inte ställa detaljerade frågor om den arbetssökandes hälsa, utan frågorna ska formuleras så att endast information som är relevant med tanke på skötseln av arbetsuppgifterna inhämtas.
Behandling av uppgifter om arbetstagarens hälsotillstånd på arbetsplatsen
Uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd får hanteras enbart av sådana personer som utgående från dessa bereder eller verkställer beslut. Arbetsgivaren ska därför uppge namnet på dessa personer eller fastställa de arbetsuppgifter som omfattar behandling av uppgifter om hälsotillstånd.
Enligt dataombudsmannen ska kretsen som hanterar uppgifter om hälsotillstånd begränsas till endast sådana personer till vars uppgifter hanteringen av uppgifter om hälsotillstånd med fog kan sägas tillhöra, som till exempel överordnad chef, personalförvaltningen och löneräknare.
De personer som behandlar uppgifter om arbetstagarnas hälsotillstånd har tystnadsplikt som fortsätter också efter att anställningen upphört.
Uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd ska förvaras åtskilda från de andra personuppgifter som arbetsgivaren har samlat in. I personalförvaltningens datasystem får inga uppgifter och sjukdom eller orsak till skada sparas tillsammans med övriga uppgifter om arbetstagare.
Dessa känsliga uppgifter ska utplånas ur registret så snart det inte längre finns någon grund för behandling. Arbetsgivaren ska också i övrigt minst vart femte år bedöma behovet av att bevara uppgifter (12 § 2 mom. i personuppgiftslagen). Dataombudsmannens rekommendation är vart annat år.
Sjukfrånvaropraxis och samtal om arbetsförmåga
Dataombudsmannen ställningstaganden år 2010 och 2012 behandlar hanteringen av personuppgifter i diskussioner om arbetsförmåga och i sjukfrånvaropraxis.
Dataombudsmannens ställningstagande angående hanteringen av personuppgifter i samtalen om arbetsförmåga i samband med sjukfrånvaro
Dataombudsmannen konstaterar att
"samtal som förts mellan arbetsgivaren och arbetstagaren och personuppgifter som behandlats i detta samband är i sig lagliga och sakligt motiverade, om de främjar tillgodoseendet av parternas rättigheter och fullgörandet av deras plikter enligt det direkta relevanskravet i 3 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet, och om den omsorgsplikt som föreskrivits i personuppgiftslagen beaktas i tillgodoseendet, liksom också plikten att planera i förväg och kraven på definiering av användningsändamålet och övriga plikter i personuppgiftslagen och lagen om integritetsskydd i arbetslivet.
Frågan om hur samtal om arbetsförmågan i anknytning till sjukfrånvaron ordnas är en fråga om förfaringssättet, vilken hör till arbetsgivarens direktionsrätt. I enlighet med 5 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet bestämmer en arbetstagare i regel själv, i enlighet med självbestämmanderätten, vilka uppgifter relaterade till hälsotillståndet han eller hon för fram vid arbetsplatsen eller vid samtal som förs med arbetsgivaren.
Vid förhandlingar kring arbetsförmågan rekommenderas det att fokusera på arbetsförmågan och ärenden som relaterar till arbetsarrangemangen. I samband med sådana samtal faller enbart muntligt samtal mellan parterna dock i regel utanför tillämpningsområdet för personuppgiftslagen, eftersom en personuppgift inte enbart är en muntlig uppgift, såvida den inte grundar sig på en uppgift som lagrats i ett register. Däremot bildar skriftliga rapporter och sammandrag över förhandlingar kring arbetsförmågan en del av personalförvaltningens registeradministrering, då personuppgifter som gäller en arbetstagare behandlas i samband med dessa."
Ändringen av sjukförsäkringslagen och lagen om företagshälsovård (5 a § (19/2012) och 2 kap. 10 a § (20/2012) föreskriver dessutom att arbetsgivaren har en skyldighet att ge företagshälsovården information om en arbetstagares sjukfrånvaro som varat en månad.
Företagshälsovården har till uppgift att uppgöra ett utlåtande över bedömningen av arbetstagarens arbetsförmåga och möjligheter att fortsätta i arbetet. Arbetstagaren överlämnar själv detta utlåtande till FPA om han eller hon vill få sjukdagpenningsförmåner. Det är inte nödvändigt att behandla uppgifter om hälsotillståndet då möjligheterna att komma tillbaka till arbetet utreds, utan fokus ligger på med vilka åtgärder det i praktiken är möjligt att omforma arbetsuppgifterna och arbetsarrangemanget för att överensstämma med arbetstagarens arbetsförmåga.
Dataombudsmannens ställningstagande angående hanteringen av uppgifter om hälsotillstånd och sjukfrånvaro på arbetsplatsen
Dataombudsmannens ställningstagande 6.7.2012 handlar om behandlingen av hälsotillstånds- och frånvarouppgifter om arbetstagare på arbetsplatsen samt om utlämnande av dessa uppgifter till företagshälsovården i samarbetet mellan arbetsgivaren och företagshälsovården.
I sitt ställningstagande konstaterar Dataombudsmannen följande om sjukledighet och uppgifter om sjukfrånvaro:
- Arbetsgivaren har ingen allmän rätt att berätta eller på annat sätt uttrycka eller lämna ut uppgifter om arbetstagarens sjukfrånvaro eller orsaken till sjukfrånvaron till andra arbetstagare eller utomstående, även om uppgifterna vore sådana att de kunde vara bra att känna till dem i organisationen.
- I enskilda fall kan man överväga att beakta 3 § i lagen om integritetsskydd.
- Det är tillrådligt att meddela om frånvaron till exempel i telefonväxeln eller sådana gemensamma kalendrar som alla har tillgång till endast med uttryck som att personen är ”frånvarande”.
Kommunförbundet har gett anvisningar om att man inte får lägga ut uppgifter om sjukledighet på webben och påminner om att publiceringen av kommunens protokoll på webben kan kränka integritetsskyddet.
