Kameraövervakning och e-post på arbetsplatsen

Kameraövervakning på arbetsplatsen

En upptagen bild eller upptagen röst utgör personuppgifter om en privatperson kan identifieras utifrån dem. En arbetsgivare som på arbetsplatsen använder kameraövervakning med inspelning behandlar personuppgifter med hjälp av kamerasystemet och är därför personuppgiftsansvarig. Förvaringstiden för upptagningarna inverkar inte på saken. Den som utövar kameraövervakning betraktas som personuppgiftsansvarig, även om upptagningarna bevaras exempelvis endast en timme.

Villkor för kameraövervakning (16 §)

Arbetsgivaren får genomföra kameraövervakning i syfte att

• trygga den personliga säkerheten för arbetstagare och andra som vistas i lokalerna
• skydda egendom
• övervaka att produktionsprocesserna fungerar på ett ändamålsenligt sätt
• förhindra och utreda situationer som äventyrar säkerheten, egendom eller produktionsprocesser.

Kameraövervakning får i regel inte användas för observation av en viss arbetstagare på arbetsplatsen.
På toaletter, i omklädningsrum eller personalutrymmen eller i arbetsrum som anvisats för arbetstagarnas personliga bruk får inte heller finnas kameraövervakning.  

Arbetsgivaren får dock rikta kameraövervakning mot ett visst arbetsställe där arbetstagare arbetar, om observationen är nödvändig för att 

• hindra uppenbar risk för våld i anslutning till arbetstagarens arbete eller uppenbar olägenhet eller fara för arbetstagarens säkerhet eller hälsa
• hindra och utreda brott mot egendom, om en väsentlig del av arbetstagarens arbete består i att hantera egendom som är betydande beträffande värde eller kvalitet, såsom pengar, värdepapper eller värdeföremål
• säkerställa arbetstagarens intressen och rättigheter och kameraövervakningen sker på begäran av den arbetstagare som blir observerad.

Öppenhet vid kameraövervakning (17 §)

Kameraövervakningen ska vara så öppen som möjligt och nödvändig för att uppnå syftet med den.

Upptagningar som uppkommit vid övervakningen får användas endast för de ändamål för vilka observationen har utförts. Innan kameraövervakning tas i bruk ska arbetsgivaren utreda möjligheterna att använda metoder som bättre skyddar arbetstagarnas integritet. Arbetsgivaren ska också på ett synligt sätt meddela om det är fråga om kameraövervakning med inspelning eller inte.

Upptagningar från kameraövervakning får användas i strid med det ursprungliga syftet för att

• utreda olycksfall i arbetet
• kunna påvisa grunden för att ett arbetsavtalsförhållande upphävts
• utreda eller bevisa trakasserier eller osakligt bemötande som avses i jämställdhetslagen och arbetarskyddslagen, om arbetsgivaren har grundad anledning att misstänka att arbetstagaren gjort sig skyldig till sådant.

På behandlingen av upptagningarna från kameraövervakningen tillämpas EU:s allmänna dataskyddsförordning och annan dataskyddslagstiftning oberoende av om upptagningarna bildar ett personregister enligt personuppgiftslagen eller inte. Detta förutsätter exempelvis att det utarbetas en dataskyddsbeskrivning över övervakningen (informationsskyldighet). Upptagningarna ska i regel förstöras genast när de inte längre behövs för att syftet med övervakningen ska uppnås och senast inom ett år.

Dataombudsmannens konstaterade i sitt ställningstagande om kameraövervakning i korridorer i personallokaler:

"Om en korridor de facto används som personalrum och man där rör sig och vistas på samma sätt som t.ex. i ett omklädnings- eller vilorum, borde arbetsgivaren inte utföra kameraövervakning i korridoren på så sätt att man där observerar och övervakar arbetstagare."

Vägledning:

Arbetsgivaren ska pröva vad som är en behörig och med tanke på användningsändamålet ändamålsenlig kameraplacering.

• Källa: Handbok i dataskydd i arbetslivet, dataombudsmannens webbplats >

Rättsfall Helsingfors HR 21.9.2004, R 04/6462

Företrädaren för arbetsgivaren dömdes till böter för olovlig observation. Kameraövervakningen riktades mot nattvakter i ett varuhus förstahjälpsrum, som också användes som personalrum.

Arbetsplatsens e-post

Arbetsgivarens omsorgsplikt (18 §)

Oftast har de e-postadresser som arbetsgivaren ställer till arbetstagarnas förfogande formen fornamn.efternamn@organisation.fi och sändande och läsning av meddelanden sker med hjälp av den användarkod och det lösenord som getts arbetstagaren.

Ett e-postmeddelande av privat natur hör till konfidentiell kommunikation på samma sätt som ett samtal.

E-posten är dock en annan kommunikationsform än telefonen, eftersom det i e-posten samtidigt registreras både meddelanden som hör till arbetsgivaren och arbetstagarens privata meddelanden.  

För att en arbetsgivare ska kunna utöva befogenheter som gäller en arbetstagares e-postmeddelanden, förutsätts det att arbetsgivaren dessförinnan har erbjudit arbetstagaren följande möjligheter att ordna så att de meddelanden som hör till arbetsgivaren kommer fram under arbetstagarens frånvaro:

• För det första kan e-postsystemet skicka meddelandets avsändare en automatisk anmälan om arbetstagarens frånvaro och information om arbetstagarens ställföreträdare.
• Alternativt kan meddelanden i arbetstagarens frånvaro styras till en annan arbetstagare eller till en annan e-postadress som arbetstagaren har till sitt förfogande.

Arbetstagaren är inte skyldig att utnyttja ovan nämnda möjligheter som arbetsgivaren erbjuder. Men redan det att arbetstagaren erbjuds dessa alternativ ger arbetsgivaren rätt att utreda om sådana meddelanden har skickats i arbetstagarens frånvaro som det är nödvändigt att arbetsgivaren får vetskap om exempelvis för att förhandlingar ska kunna slutföras eller för att kundbetjäningen eller funktionerna i övrigt ska kunna tryggas. Sådana situationer förekommer till exempel i samband med beställningar, faktureringar och reklamationer och vid affärsförhandlingar som gäller dem.   

Hämtning och öppnande av elektroniska meddelanden som hör till arbetsgivaren (19–20 §)

En arbetsgivare kan på basis av en avsändares identifieringsuppgifter eller e-postmeddelandens rubriker bedöma om ett meddelande hör till arbetsgivaren. Dessa uppgifter ingår inte i kärninnehållet i ett konfidentiellt meddelande. Även om man av dessa uppgifter i allmänhet kan sluta sig till om ett meddelande är av privat natur, är detta inte alltid möjligt.

Därför måste också följande kriterier vara uppfyllda innan en arbetsgivare kan göra en hämtning ur en arbetstagares e-postmeddelanden:

• arbetstagaren sköter sina uppgifter självständigt, dvs. andra personer sköter inte ärendet samtidigt   
• på grund av arbetstagarens uppgifter eller de ärenden som är anhängiga är det uppenbart att det till arbetstagaren har skickats ovan avsedda meddelanden   
• arbetstagaren är frånvarande från arbetet
• arbetsgivaren erbjuder ännu arbetstagaren en möjlighet att ge sitt samtycke till att meddelandena öppnas innan så sker
• meddelandet gäller ett ärende vars utredning inte får fördröjas.  

I lagen finns dessutom en specialbestämmelse om situationer där en arbetstagare har avlidit eller är permanent förhindrad att utföra sina arbetsuppgifter och hans eller hennes samtycke till meddelandehämtning inte fås.  

Efter att ett meddelande har hämtats får meddelandet öppnas, om det utifrån den ovan nämnda utredningen är uppenbart att meddelandet klart hör till arbetsgivaren och att de ovan beskrivna kriterierna uppfylls. Dessutom förutsätts det att man utan framgång försökt få kontakt med avsändaren eller mottagaren för att ta reda på meddelandets innehåll eller för att få det sänt till en annan e-postadress som arbetsgivaren uppgett. 

Förfarande vid hämtning och öppnande av meddelanden

Arbetsgivaren kan utöva sin rätt endast med hjälp av den person som har befogenheter som systemadministratör.
Såväl om en hämtning av meddelanden som om öppnande av dem ska det utarbetas en rapport som undertecknas av de personer som deltagit i hämtningen. Av rapporten ska det framgå

• vilket meddelande som öppnats
• varför meddelandet öppnats
• när meddelandet öppnats
• vem som öppnade meddelandet
• till vem uppgift om meddelandets innehåll har givits.

Rapporten skall utan obefogat dröjsmål tillställas arbetstagaren, om inte något annat följer av 19 § 2 mom. Personerna som deltagit i hämtningen eller öppnandet av meddelandet får inte röja meddelandets innehåll för utomstående medan arbetsavtalsförhållandet pågår eller efter att det har upphört.

Insamling av uppgifter och samarbete

Uppgifter som samlas in både när någon anställs och under ett arbetsavtalsförhållande omfattas av samarbetsförfarandet enligt samarbetslagstiftningen.

Arbetsgivaren ska förhandla med företrädarna för personalen när den beslutar om ibruktagande av nya persondatasystem och deras innehåll eller andra uppgifter som ska samlas in, inklusive uppgifter som fås genom olika tester. Inte heller i samarbetsförfarandet kan man avtala om insamling av sådana uppgifter som inte uppfyller kravet på nödvändighet i lagen.

Samarbetsförfarandet omfattar

• principer och metoder som iakttas vid anställning
• uppgifter som samlas in när någon anställs och under ett arbetsavtalsförhållande samt uppgifter som ska ges till den nyanställde
• arrangemang vid introduktion i arbetet

Bestämmelser i lagen om integritetsskydd i arbetslivet som förutsätter samarbetsförfarande:

• 4 § 3 mom.: Insamling av personuppgifter när någon anställs och under ett arbetsavtalsförhållande
• § 5: Insamling och behandling av uppgifter om hälsotillstånd
• 5 a §: Insamling av personkreditupplysningar
• § 8: Arbetsuppgifter för vilka arbetsgivaren har tänkt be om eller förutsätta intyg över narkotikatest.

Samarbete vid ordnande av teknisk övervakning och användning av datanät (21 §)

Samarbetsförfarandet omfattar

• syftet med, ibruktagandet av och metoderna för kameraövervakning, passerkontroll och annan övervakning av arbetstagarna med tekniska metoder
• användningen av elektronisk post och andra datanät
• behandlingen av uppgifter som gäller en arbetstagares elektroniska post och annan elektronisk kommunikation.

Med teknisk övervakning avses till exempel kameraövervakning och passerkontroll, registreringssystem för behandlingen av uppgifter samt övervakning av användningen av telefon.

De uppgifter som samlas in med hjälp av övervakningen ska vara relevanta för arbetsavtalsförhållandet. Väsentliga ändringar i övervakningsmetoderna omfattas också av samarbetsförfarandet. I fråga om e-post och andra datanät gäller samarbetsförfarandet främst användningsreglerna.

Efter samarbetsförfarandet ska arbetsgivaren definiera

• för vilket ändamål övervakningen genomförs
• vilka övervakningsmetoder som används
• vilka principer som följs vid användningen av e-post och datanät.

Därefter ska arbetsgivaren se till att arbetstagarna informeras om beslutets innehåll. I de organisationer som inte omfattas av samarbetsförfarandet tillämpas ett samrådsförfarande.

Tillsyn och framläggning (22–23 §)

Arbetarskyddsmyndigheterna övervakar tillsammans med dataombudsmannen att lagen om integritetsskydd i arbetslivet iakttas. De ger också vid behov råd om tillämpningen av lagen.

Arbetsgivaren skall hålla denna lag tillgänglig för arbetstagarna på arbetsplatserna. Arbetsgivaren kan dömas till böter för försummelse att hålla lagen framlagd.