Kameravalvonta ja sähköpostit työpaikalla

Kameravalvonta työpaikalla

Tallennettu kuva ja ääni ovat henkilötietoja, jos yksityishenkilö on niistä tunnistettavissa.Tallentavaa kameravalvontaa työpaikalla käyttävä työnantaja käsittelee henkilötietoja kamerajärjestelmän avulla ja on siksi rekisterinpitäjä. Tallenteiden säilytysaika ei vaikuta asiaan. Kameravalvonnan harjoittajaa pidetään rekisterinpitäjänä, vaikka tallenteet säilytettäisiin esimerkiksi vain tunnin ajan.

Kameravalvonnan edellytykset (16 §)

Työnantaja saa toteuttaa kameravalvontaa, jos tarkkailun tarkoituksena on

• työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen
• omaisuuden suojaaminen
• tuotantoprosessien asianmukaisuuden valvonta
• turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.

 Kameravalvontaa ei pääsäännön mukaan saa käyttää tietyn työntekijän tarkkailuun työpaikalla.

Työntekijöiden wc-, pukeutumis- ja henkilöstötiloissa tai henkilökohtaiseen käyttöön osoitetuissa työhuoneissa ei saa olla kameravalvontaa.  

Mikäli kameravalvonta on välttämätöntä, se voidaan kuitenkin kohdentaa tietyssä työpisteessä työskenteleviin työntekijöihin, jos 

• valvonnan tarkoituksena on ehkäistä työhön liittyvää ilmeistä väkivallan uhkaa tai ilmeistä haittaa tai vaaraa työtekijän turvallisuudelle tai terveydelle
• tarkkailu on välttämätöntä omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi töissä, joissa työntekijän tehtäviin kuuluu olennaisena osana käsitellä arvoltaan tai laadultaan merkittävää omaisuutta kuten rahaa, arvopapereita tai arvoesineitä
• kameravalvonta perustuu työntekijän omaan pyyntöön hänen etujensa ja oikeuksiensa varmistamiseksi.

Avoimuus kameravalvonnan toteuttamisessa (17 §)

Kameravalvonnan on oltava mahdollisimman avointa ja välttämätöntä sen käytölle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Valvonnassa syntyneitä tallenteita saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, jota varten tarkkailua on tehty. Ennen kameravalvonnan käyttöönottoa työnantajan on selvitettävä mahdollisuuksia käyttää keinoja, jotka suojaavat työntekijöiden yksityisyyttä paremmin. Työnantajan on myös ilmoitettava näkyvällä tavalla, onko kysymys tallentavasta kameravalvonnasta vai ei.

Kameravalvonnan tallenteita saa käyttää vastoin alkuperäistä tarkoitusta

• työtapaturmien selvittämiseksi
• työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi
• tasa-arvolaissa ja työturvallisuuslaissa tarkoitetun häirinnän, ahdistelun tai epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi tai toteennäyttämiseksi, jos työnantajalla on perusteltu aihe epäillä työntekijän syyllistyneen tällaiseen käytökseen.

Kameravalvonnan tallenteiden käsittelyyn sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja muuta tietosuojalainsäädäntöä riippumatta siitä, muodostavatko tallenteet henkilötietolain mukaisen henkilörekisterin. Tämä edellyttää esimerkiksi, että valvonnasta laaditaan tietosuojaseloste (informointivelvoite). Tallenteet on pääsääntöisesti hävitettävä heti, kun ne eivät ole tarpeen valvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluessa.

Tietosuojavaltuutetun kannanotto 20.7.2006 työpaikan henkilöstötilojen käytävällä tapahtuvasta kameravalvonnasta

Tietosuojavaltuutettu totesi kannanotossaan henkilöstötilojen käytävällä tapahtuvasta kameravalvonta:

”Mikäli käytävää käytetään tosiasiallisesti henkilöstötilana ja siellä liikutaan ja oleskellaan vastaavalla tavalla kuin esim. puku- tai lepotilassa, ei työnantajan tulisi suorittaa kameravalvontaa käytävällä siten, että sillä tarkkaillaan ja valvotaan työntekijöitä.”

Ohjaus:

Työnantajan harkittavaksi tulee kameroiden asianmukainen ja käyttötarkoituksen kannalta tarkoituksenmukainen sijoittelu.

• Lähde: Työelämän tietosuojan käsikirja tietosuojavaltuutetun sivuilla >

Oikeustapaus  Helsingin HO 21.9.2004, R 04/6462

Työnantajan edustaja tuomittiin salakatselusta sakkoihin. Kameravalvonta kohdistui yövartijoihin tavaratalon ensiapuhuoneessa, jota käytettiin myös henkilöstötilana.

Työpaikan sähköpostit

Työnantajan huolehtimisvelvollisuus (18 §)

Useimmiten työnantajan työntekijöiden käyttöön antamat sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@organisaatio.fi ja viestien lähettäminen ja lukeminen tapahtuu työntekijälle annetun käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

Yksityisluonteinen sähköpostiviesti kuuluu luottamuksellisen viestinnän piiriin samalla tavalla kuin puhelu.

Sähköposti on kuitenkin viestinnän muotona erilainen kuin puhelin, koska siihen kirjautuvat samanaikaisesti sekä työnantajalle kuuluvat että työntekijän henkilökohtaiset viestit.  

Työnantajan työntekijän sähköpostiviesteihin liittyvien valtuuksien käyttäminen edellyttää, että työnantaja on sitä ennen tarjonnut työntekijälle seuraavia mahdollisuuksia järjestää työnantajalle kuuluvien viestien perilletulo työntekijän poissaolon aikana:

• Ensinnäkin sähköpostijärjestelmä voi lähettää viestin lähettäjälle automaattisen ilmoituksen työntekijän poissaolosta ja sijaisesta.
• Toinen vaihtoehto on, että työntekijän poissa ollessa viestit ohjataan toiselle työntekijälle tai toiseen työntekijän käytössä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Työntekijällä ei ole velvollisuutta käyttää edellä mainittuja työnantajan tarjoamia mahdollisuuksia. Tästä huolimatta jo näiden vaihtoehtojen tarjoaminen työntekijälle oikeuttaa työnantajan selvittämään, onko työntekijän poissa ollessa lähetetty sellaisia viestejä, joista työnantajan on välttämätöntä saada tieto esimerkiksi neuvottelujen loppuun saattamiseksi tai asiakaspalvelun tai toimintojensa turvaamiseksi muutoin. Tällaisia tilanteita on esimerkiksi tilausten, laskutusten ja reklamointien yhteydessä ja niitä koskevissa liikeneuvotteluissa.   

Työnantajalle kuuluvien sähköisten viestien hakeminen ja avaaminen (19–20 §)

Työnantaja voi arvioida viestin lähettäjän tunnistamistietojen tai sähköpostiviestien otsikkotietojen perusteella, kuuluuko viesti työnantajalle. Nämä tiedot eivät kuulu luottamuksellisen viestin ydinsisältöön. Vaikka yleensä näistä tiedoista voidaan päätellä viestin yksityisluontoisuus, tämä ei ole aina mahdollista.

Tämän vuoksi myös seuraavien kriteerien on täytyttävä, ennen kuin työnantaja voi hakea työntekijän sähköpostiviestejä:

• työntekijä hoitaa tehtäviään itsenäisesti eli muut henkilöt eivät hoida asiaa samanaikaisesti   
• työntekijän tehtävien tai vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että hänelle on lähetetty edellä tarkoitettuja viestejä   
• työntekijä on poissa työstä
• työnantaja tarjoaa työntekijälle vielä mahdollisuuden antaa luvan viestien avaamiseen ennen niiden avaamista
• viestiin liittyvän asian selvittäminen ei kestä viivytystä.  

Laissa on lisäksi erityissäännös tilanteista, joissa työntekijä on kuollut tai hän on pysyväisluontoisesti estynyt hoitamaan työtehtäviään eikä hänen suostumustaan viestien hakemiseen saada.  

Viestin hakemisen jälkeen viestin saa avata, jos edellä mainitun selvityksen perusteella on ilmeisestä, että viesti kuuluu selvästi työnantajalle ja edellä kuvatut kriteerit täyttyvät. Lisäksi edellytetään, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan on yritetty tuloksetta saada yhteys viestin sisällön selvittämiseksi tai sen siirtämiseksi työnantajan osoittamaan toiseen sähköpostiosoitteeseen. 

Menettelytapa viestien hakemiseen ja avaamiseen

Työnantaja voi käyttää oikeuttaan vain tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla.

Viestien esille hakemisesta samoin kuin viestien avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee,

• mikä viesti on avattu
• miksi viesti on avattu
• milloin viesti on avattu
• ketkä ovat avanneet viestin
• kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto.

Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle, jollei työelämän tietosuojalain 19 §:n 2 momentista muuta johdu. Viestin esille hakemiseen tai avaamiseen osallistuneet henkilöt eivät saa kertoa viestin sisällöstä sivullisille työsuhteen aikana tai sen päättymisen jälkeen.

Tietojen keruu ja yhteistoiminta

Sekä palvelussuhteen aikana että sen alkaessa kerättävät tiedot kuuluvat yhteistoimintamenettelyn piiriin.

Työnantajan on neuvoteltava henkilöstön edustajien kanssa, kun se päättää uusien henkilötietojärjestelmien käyttöönotosta ja niiden sisällöstä tai muista kerättävistä tiedoista mukaan lukien erilaisilla testeillä saatavat tiedot. Yt- menettelyssäkään ei voida sopia sellaisten tietojen keräämisestä, jotka eivät täytä lain tarpeellisuusvaatimusta.

Yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvat

• työhönoton periaatteet ja sen menetelmät
• työhönoton yhteydessä ja työsuhteen aikana kerättävät ja työhön tulijalle annettavat tiedot
• työhön perehdyttämisen järjestelyt

Yhteistoimintamenettelyä edellyttävät työelämän tietosuojalain säännökset:

• 4 § 3 mom. : Henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana
   
• 5 §: Terveydentilatietojen kerääminen ja käsittely >
   
• 5 a §: Henkilöluottotietojen kerääminen
   
• 8 §: Työtehtävät, joissa työnantaja aikoo pyytää tai edellyttää huumausainetestiä koskevaa todistusta.

Yhteistoiminta teknisen valvonnan ja tietoverkon käytön järjestämisessä  (21 §)

Yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvat:

• työntekijöihin kohdistuvan kameravalvonnan, kulunvalvonnan ja muun teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja valvonnassa käytettävät menetelmät
• sähköpostin ja muun tietoverkon käyttö
• työntekijän sähköpostin ja muuta sähköistä viestintää koskevien tietojen käsittely.

Tekninen valvonta tarkoittaa esimerkiksi kameravalvontaa ja kulunvalvontaa sekä tietojen käsittelyn kirjautumisjärjestelmiä ja puhelimen käytön valvontaa.

Valvonnan avulla kerättävien tietojen on oltava työsuhteen kannalta tarpeellisia. Myös valvontamenetelmien oleelliset muutokset kuuluvat yhteistoimintamenettelyn piiriin. Sähköpostin ja muun tietoverkon osalta yt-menettely koskee lähinnä käyttösääntöjä.

Yt-menettelyn jälkeen työnantajan on määriteltävä

• mihin tarkoitukseen valvontaa käytetään
• millaisia valvontamenetelmiä käytetään
• millaisia periaatteita noudatetaan sähköpostin ja tietoverkon käytössä.

Tämän jälkeen työnantajan on huolehdittava siitä, että päätöksen sisällöstä tiedotetaan työntekijöille. Yhteistoimintamenettelyn ulkopuolelle jäävissä organisaatioissa käytetään kuulemismenettelyä.

Valvonta ja nähtävänä pito (22–23 §)

Työsuojeluviranomaiset yhdessä tietosuojavaltuutetun kanssa valvovat, että työelämän yksityisyydensuojasta annettua lakia noudatetaan. Heiltä saa myös tarvittaessa neuvoja lain soveltamisesta.

Työnantajan on pidettävä tämä laki työntekijöiden nähtävillä työpaikoilla. Työnantaja voidaan tuomita maksamaan sakkoa nähtävänä pidon laiminlyönnistä.