Henkilöstösiirtojen riskit

KT on työllisyyden edistämisen työnantajaverkostossa pyytänyt kuntia kertomaan näkemyksistään henkilöstön siirtoon liittyvistä riskeistä 15.8.2023 mennessä. Viestejä aiheesta voi lähettää Patrik Töttermanille (patrik.totterman(at)kt.fi).

1. Uudistuksen valmistelun tiukka aikataulu ja yhteistoimintaneuvottelujen toteuttaminen

TE-palvelut siirtyvät kuntiin tai kuntayhtymiin 1.1.2025. Koska aikataulu henkilöstön siirrolle on erittäin tiukka, valmisteluun käytettävän ajan riittävyys, resurssien niukkuus sekä eri prosessien aikataulutukseen liittyvät koordinaatiohaasteet aiheuttavat merkittäviä riskejä henkilöstön siirroille.  
Kuntien ja kuntayhtymien on varattava liikkeen luovutuksen valmisteluun riittävä rahoitus sekä riittävät henkilöstöresurssit.

Valtioneuvosto tekee päätökset työllisyysalueista tämänhetkisen (kesäkuu 2023) tiedon mukaan vasta 29.2.2024. Tämä vaikuttaa valtion virastokohtaisten yhteistoimintamenettelyjen aikatauluihin. Koska valtion yhteistoimintamenettelyt valmistuvat vasta kevään 2024 aikana, vaikuttaa aikataulu uusien työvoimaviranomaisten valmistautumiseen. Työvoimaviranomaisten aikataulu henkilöstön siirtojen valmistelulle tulee olemaan äärimmäisen tiukka, mikä aiheuttaa merkittävän riskin siirtojen onnistumiselle.
 
Luovuttajan ja luovutuksensaajien kannattaa toteuttaa liikkeen luovutusta koskevat yhteistoimintaneuvottelut yhteistyössä, jotta henkilöstön siirto uusille työnantajille toteutuu hallitusti. On tärkeää, että luovutuksensaajien edustajat voivat osallistua luovuttajalla tapahtuvaan yhteistoimintamenettelyyn, jossa valmistellaan liikkeen luovutusta. Näin varmistetaan, että luovutuksensaajat saavat olennaiset ja riittävät tiedot oikea-aikaisesti ja voivat valmistautua henkilöstön siirtoon hyvissä ajoin.  

2. Henkilöstösiirtojen onnistuminen ja palkanmaksujärjestelmät

Yksi riskeistä on, että uudistuksen toteuttamisen kannalta välttämätön henkilöstöön liittyvä tieto ei siirry luovuttajalta luovutuksensaajalle. Henkilöstön tietojen siirtäminen luovuttajalta ja luovutuksensaajalle on kriittinen tekijä henkilöstön hallitun siirtymisen onnistumiselle. Uusien työvoimaviranomaisten on saatava riittävän ajoissa olennaiset ja riittävät tiedot siirtyvästä henkilöstöstä. Esimerkiksi uusille työvoimaviranomaisille ei riitä pelkästään tieto siirtyvien henkilötyövuosien määrästä, vaan he tarvitsevat tarkempaa tietoa siirtyvästä henkilöstöstä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Henkilöstöhallintojärjestelmiin ja palkanlaskentajärjestelmiin liittyvät riskit on myös otettava huomioon henkilöstösiiroissa.

Uusien työvoimaviranomaisten velvollisuutena on noudattaa sopimuskauden loppuun asti liikkeen luovutuksella siirtyvään henkilöstöön sitä  työ- tai virkaehtosopimusta, joka on luovutushetkellä voimassa ja on sitonut henkilöstön aikaisempaa työnantajaa. Kuntien ja kuntayhtymien on siis sovellettava valtion virkaehtosopimuksen palvelussuhteen ehtoja ja palkanmaksua koskevia määräyksiä 28.2.2025 saakka.

Luovuttajan ja luovutuksensaajien on varmistettava yhdessä, että valtion virkaehtosopimusta tulkitaan samoin kuin aiemmin. Luovutuksensaajien tulee saada virkaehtosopimuksen tulkintaa koskevat tarpeelliset tiedot mahdollisimman aikaisin, jotta sopimuksen tulkintaan liittyvät riskit voidaan välttää.

Kuntien ja kuntayhtymien on arvioitava, millaisia muutoksia henkilöstöhallinto- ja palkanlaskentajärjestelmiin tarvitaan, ja tehtävä muutokset niin, että liikkeen luovutuksessa siirtyvän henkilöstön palkanmaksun oikeellisuus turvataan 1.1.2025 jälkeen. Tämä aiheuttaa kunnille ja kuntayhtymille merkittäviä kustannuksia. Järjestelmien muuttamiseen liittyy myös aikatauluhaasteita.

3. Henkilöstöresurssien riittävyys 1.1.2025

Riskinä voidaan pitää myös tilannetta, jossa luovutuksensaajalle siirtyy liikaa tai liian vähän osaavaa työvoimaa tai luovutuksessa siirtyvän henkilöstön osaaminen ei vastaa työnantajan tarpeisiin. Työn sisältöä koskeva perehdytys kannattaa aloittaa mahdollisimman aikaisin, jotta TE-palvelujen tarjoaminen asiakkaille sujuu saumattomasti siirron jälkeen. Luovuttajan ja luovutuksensaajan on hyvä huolehtia yhteistyössä henkilöstön perehdyttämisestä sekä tarvittavan substanssiosaamisen siirtämisestä.

Kuntakokeiluista saadun kokemuksen perusteella yhdeksi riskiksi on tunnistettu se, että siirtyvä henkilöstöresurssi jää vastaanottavien työnantajien tarpeisiin nähden vajaaksi, kun otetaan huomioon muun muassa valtiolta siirtyvän henkilöstön eläköityminen sekä valtiolla täyttämättä olevat virat. Jos uusilla työvoimaviranomaisilla ei ole riittävästi henkilöstöä käytettävissään toiminnan käynnistyessä 1.1.2025, vaikuttaa tämä suoraan työllisyyspalveluiden saatavuuteen.

4. Yhtenäisen toimintakulttuurin luomiseen liittyvät haasteet

Kuntakokeiluissa haasteena on ollut muodostaa työllisyyspalveluissa työskenteleville yhteinen organisaatiokulttuuri ja tapa tehdä töitä. Onnistuneella muutoksen johtamisella rakennetaan uusi vaikuttava työvoimapalvelumalli sekä vahvistetaan työntekijöiden sitoutumista uusiin tehtäviin ja muutoksen mukanaan tuomiin muihin uudistuksiin.

Työllisyysviranomaisten kannattaa panostaa muutosjohtamiseen etenkin siirtymävaiheessa. Tähän kannattaa varata riittävästi aikaa ja resursseja. Lisäksi kuntien ja kuntayhtymien on tarvittaessa myös sovitettava yhteen johtamisprosessinsa, kun mahdollisia yhteistoiminta-alueita muodostetaan.

Riskejä liittyy myös henkilöstön tasapuoliseen kohteluun. Henkilöstön tasapuolinen kohtelu on muutoksen kriittinen menestystekijä. Jotta yhteisten toimintatapojen ja -kulttuurin rakentaminen sujuisi mahdollisimman hyvin, uusien työvoimaviranomaisten on hyvä kuulla henkilöstöä prosessin eri vaiheissa ja kohdella sekä siirtyvää henkilöstöä että mahdollisesti jo palveluksessa olevaa henkilöstöä tasapuolisesti. KT ohjeistaa ja tukee luovutuksensaajia henkilöstön tasapuolisessa kohtelussa.