Yleisen osan soveltamisohjeliite 1

Työvuoroluetteloa koskeva soveltamisohje

1 Työvuoroluettelon laatiminen

Viranhaltijoiden työvuoroluetteloiden asianmukainen laatiminen on työnantajan velvollisuus. Työnantajan (hallitus tms. ja/tai johtava lääkäri/hammaslääkäri) tehtävänä on myös antaa yleisohjeet työvuoroluettelon keskeisistä laatimisperiaatteista sekä hyväksymis- ja muuttamismenettelyistä. Tarvittaessa laaditaan tarkemmat yksikkökohtaiset tms. ohjeet. Johtavat viranhaltijat (esim. johtava lääkäri/hammaslääkäri) ja ao. esimiehet (esim. ylilääkärit) ovat ensisijaisesti vastuussa alaistensa viranhaltijoiden työvuoroluetteloista ja muista työajan järjestelyistä sekä niiden valvonnasta. Työnantaja ei voi korvata työvuoroluettelon laatimista millään muulla asiakirjalla.

Työvuoroluettelon laatii ohjeiden mukaan ao. yksikön esimies viranhaltijakohtaisesti. Työvuoroluetteloa laadittaessa varataan viranhaltijoille itselleen tai heitä edustavalle luottamusmiehelle tilaisuus esittää mielipiteensä, mikäli viranhaltija tai luottamusmies sitä pyytää.

Työvuoroluettelosta ilmenevät päivittäiset työajan alkamis- ja päättymisajat sekä riittävän yksilöitynä työajan käyttö viranhaltijalle määrättyjen tehtävien osalta. Työvuoroluettelo on siis samalla viranhaltijan työsuunnitelma työviikon ja -aikajakson ajaksi. Päivittäistä säännöllistä työaikaa ei ole sopimuksessa määrätty. Eri yksiköiden toiminnan luonteesta (mm. potilaiden määrä, laatu ja hoidolliset näkökohdat) riippuen voivat lääkärien työpäivien pituudet ja tekemisajankohdat vaihdella. Säännöllinen työaika pyritään yleensä sijoittamaan mahdollisimman tasaisesti työviikon ja -aikajakson eri työpäiville.

Säännöllisen työajan ohella työvuoroluetteloon merkitään myös viranhaltijalle määrätyt päivystykset (päivystyksen alkamis- ja päättymisajat ja muoto) ja kliininen lisätyö, jotta voidaan seurata mm. kokonaistyöaikaa (ylityökatto) ja työhönsidonnaisuutta (mm. rasittavuustekijät, töiden tasapuolinen ja tarkoituksenmukainen jakautuminen), sekä vapaapäivien antamista ja toteutumista. Tarpeen mukaan voidaan säännöllistä työaikaa, lisätyötä ja päivystystä teettää eri lääkäreillä samanaikaisestikin päivän lopussa. Viranhaltijan työ- ja päivystysvuorot pyritään suunnittelemaan siten, etteivät työrupeamat muodostu liian pitkiksi ja rasittaviksi.

Työvuoroluetteloon merkitty toiminta tulee tapahtua terveyskeskuksessa, sairaalassa tai asianomaisessa toimintayksikössä (esim. neuvola, koulu, poliklinikka), jollei ao. esimies erityisestä syystä anna lupaa nimetyn tehtävän suorittamiseen muualla tai kysymyksessä ole kotikäynti tai muu virkatehtävä. Tämä koskee myös hallinnollisia toimistotehtäviä. Kotona tehtyä työtä ei hyväksytä työajaksi kuin poikkeuksellisessa tapauksessa.

2 Tasoittumisjärjestelmä

Mikäli käytössä on niin pitkä työaikajakso, että työvuoroluettelon laatiminen etukäteen koko ajaksi on vaikeaa, voidaan laatia erikseen KVTES:n työaikaluvun 27 §:ssä tarkoitettu työajan tasoittumisjärjestelmä ja vahvistaa kulloinkin lyhyemmäksi ajanjaksoksi erikseen työvuoroluettelo. Ennen kuin työnantaja muuttaa työaikajakson pituutta, kuullaan viranhaltijoita edustavaa luottamusmiestä tai viranhaltijoita itseään.

3 Työvuoroluettelon muuttaminen

Pääsääntö on, että vahvistettua ja tiedoksi annettua työvuoroluetteloa noudatetaan. Mikäli työvuoroluettelosta joudutaan poikkeamaan, mahdolliset muutokset merkitään työvuoroluetteloon (mahdollista käyttää lisäksi erillistä selvitystä).

Perustellun syyn olemassaolo työvuoroluettelon muutokseen harkitaan kussakin tapauksessa erikseen. Näitä ovat mm. toiminnalliset syyt, jotka voivat johtua esim. potilaiden määrästä, laadusta ja hoidollisista tarpeista, tai henkilöstön yllättävästä poissaolosta. Perusteltu syy on myös se, jos viranhaltija ei esim. sairauden takia tee hänelle merkittyä työ- tai päivystysvuoroa, josta on työvuoroluetteloon suunniteltu vapaa-aikakorvaus, tai kun työvuoroluettelo on laadittu virheellisesti. Perusteltu syy ja myös suositeltava menettely on se, että kun työtä joudutaan jonakin päivänä tekemään suunniteltua enemmän, vähennetään työaikajakson muiden työpäivien työaikaa, mikäli se toiminnan kannalta on mahdollista, vastaavasti siten, että säännöllinen työaika pysyy keskimäärin edellä 12 §:n 2 momentissa todettuna 38 tunnin 15 minuutin viikkotuntina.

Muutoksiin on saatava työvuoroluettelon vahvistajan lupa, joka kiireellisissä tapauksissa voidaan hankkia jälkikäteen. Jos työvuoroluetteloa on välttämätöntä muuttaa siten, että säännöllistä työaikaa muutetaan kliiniseksi lisätyöksi tai muuksi lisä-/ylityöksi, tähän on saatava etukäteen työvuoroluettelon vahvistajan lupa.

4 Osa-aikaisen lääkärin/hammaslääkärin työvuoroluettelon suunnittelu ja työaikajakson pituus

Osa-aikaisia koskevat samat työvuoroluettelon laatimista koskevat velvollisuudet ja periaatteet kuin täyttä työaikaa tekeviä. Myös osa-aikaisen lääkärin työvuoroluettelosta tulee ilmetä tosiasialliset päivittäiset työajan alkamis- ja päättymisajat sekä riittävän yksilöitynä työajan käyttö viranhaltijalle määrättyjen tehtävien osalta.

Osa-aikatyötä tekeville työnantaja on voinut hyväksyä työajan sijoittelusta erilaisia työaika- ja vapaajaksoja. Tällöin työaikajakson tulee olla riittävän pitkä keskimääräisen työajan tasaamiseksi. Tällaista osa-aikaista lääkäriä/hammaslääkäriä varten käytetään ja laaditaan eripituinen työvuoroluettelo kuin muille, täyttä työaikaa tekeville. Esimerkiksi jos lääkäri/hammaslääkäri työskentelee siten, että hän on joka toinen viikko töissä ja joka toinen viikko vapaalla, tulee hänen osaltaan ottaa käyttöön kahdella jaollinen, esimerkiksi kuuden viikon työaikajakso.

5 Kuulemis- ja neuvottelumenettely työaikajärjestelymuutoksissa

Mikäli toiminnallisesta syystä on tarvetta olennaisesti ja pysyvästi muuttaa työvuoroluettelojen perusteella tavanomaisesti noudatettuja työaikajärjestelyjä, asiasta neuvotellaan ao. viranhaltijan kanssa tai, jos uudet järjestelyt koskevat vähintään viittä viranhaltijaa, viranhaltijoita edustavan luottamusmiehen kanssa. Em. neuvotteluissa pyritään yhteisymmärrykseen.

6 Lääkärien ja hammaslääkärien eri tehtäviin varattavista ajoista työvuoroluettelossa

6.1 Terveyskeskuksen lääkärit

6.1.1 Vastaanottotyö

Vastaanottotyöhön sisällytetään työvuoroluetteloon sellainen määrä tunteja viikossa kuin vastaanottotoiminnan oletetaan edellyttävän ja joka muut lääkärin tehtävät huomioon ottaen on mahdollista. Vastaanottotyö on terveyskeskuksen keskeinen tehtävä.

6.1.2 Neuvola- yms. tehtävät

Vastaanottotyön lisäksi varataan työvuoroluettelossa riittävästi aikaa muita lääkärille kuuluvia tehtäviä varten (koulut, neuvolat, vuodeosasto, huoltolaitokset jne.). Terveysneuvontaan ja kouluterveydenhoitoon yms. varattaviin aikoihin sisällytetään myös työpisteestä toiseen siirtymiseen tarvittava aika.

6.1.3 Todistusten ja lausuntojen laatiminen

Todistusten laatimista varten ei erikseen varata aikaa työvuoroluettelossa silloin, kun todistukset kirjoitetaan potilaan käynnin aikana. Tarvittaessa varataan työvuoroluettelossa riittävä aika laajojen ja aikaa vievien lausuntojen ja todistusten laatimista varten (koskee myös säännöllisen työajan ulkopuolella tutkittuja potilaita koskevia todistuksia ja lausuntoja).

6.1.4 Neuvottelut ja kokoukset

Työpaikkakoulutus ja neuvottelut merkitään työvuoroluetteloon.

Ennen kello 16 tapahtuneet viranomaisen määräämät kokoukset tai neuvottelut luetaan säännölliseen työaikaan, mutta kello 16:n jälkeen tapahtuvia kokouksia ei, sillä viranhaltija saa näistä kokouksista KVTES:n II luvun 14 §:n 2 momentin mukaisen kertapalkkion. Luottamustehtävien ja ulkopuolisten asiantuntijatehtävien hoitamisesta johtuvat kokoukset eivät kuulu säännölliseen työaikaan.

6.2 Terveyskeskuksen hammaslääkärit

6.2.1 Kliininen vastaanottotyö

Kliinisellä vastaanottotyöllä tarkoitetaan sekä hammashoitolassa että neuvolassa suoritettavaksi määrättyä vastaanottotyötä, mikä käsittää potilaalle suoritettavia hampaiden, suun ja koko purentaelimen terveydentilan säilyttämiseksi ja parantamiseksi tarpeellisia tutkimuksia ja hoitotoimenpiteitä.

6.2.2 Muu kuin kliininen työ

Työvuoroluetteloon tulee varata riittävästi aikaa viikoittaiseen potilastyön suunnitteluun, potilashallintoon, väestön suusairauksien ehkäisyyn, valistustyöhön ja muuhun kliiniseen potilastyöhön sisältymättömään tehtävään, esimerkiksi oppilaitokset, työn ohjaus ja vastaanoton toiminnan suunnittelu yms.

6.3 Terveyskeskuksen lääkärien/hammaslääkärien hallinnolliset tehtävät

Jäljempänä sanottu koskee soveltuvin osin myös ylilääkäriä /ylihammaslääkäriä/verrattavassa asemassa olevaa. Suurissa yksiköissä ylilääkärille/ylihammaslääkärille saattaa kuitenkin kuulua pelkästään hallinnollisia tehtäviä.

Hallinnolliset tehtävät keskitetään vastaavalle ja osatoiminnasta vastaavalle lääkärille/hammaslääkärille ja näitä tehtäviä varten varataan ao. lääkärille/hammaslääkärille tarpeellinen tuntimäärä viikossa huomioon ottaen mm. terveyskeskuksen koko, osatoiminnan laatu ja alaisten lukumäärä. Myös hallinnollisten tehtävien osalta tulisi pyrkiä ajankäyttö yksilöimään silloin, kun kyse on säännöllisesti toistuvista tai muutoin etukäteen tiedossa olevista tehtävistä.

Työnantaja antaa ohjeet siitä, kuinka monta tuntia hallinnollisiin tehtäviin vastaavan tai osatoiminnasta vastaavan lääkärin/hammas­lääkärin edellytetään enintään käyttävän viikossa. Mikäli hallinnollisiin tehtäviin käytetään aikaa enemmän kuin edellytetään, tulee ylityksen olla perusteltavissa.

Kun vastaavalle lääkärille/hammaslääkärille annetaan tilapäisen erityistehtävän suorittaminen (esim. vuodeosaston tai uuden hammashoitolan suunnittelun tai hankintaohjelman tekeminen), tulisi työnantajan samalla päättää, paljonko työvuoroluettelossa tähän tehtävään varataan aikaa.

6.4 Terveyskeskuksen lääkärien/hammaslääkärien kliininen lisätyö

Lisätyönä suoritettava vastaanottotyö merkitään työvuoroluetteloon yleensä etukäteen. Potilastilanteesta riippuen työvuoroluetteloon etukäteen suunnitellun lisätyön määrä voi jonkin verran alittua tai ylittyä. Muutos merkitään työvuoroluetteloon.

Lähtökohtana on, että päivittäinen työaika aloitetaan säännöllisellä työajalla ja lisätyötä tehdään tarvittaessa päivittäisen säännöllisen työajan jälkeen. Poikkeustapauksissa voidaan toiminnallisista syistä lisätyötä tehdä ennen säännöllisen työajan alkamista (esim. neuvolavastaanotto klo 16 jälkeen).

Terveyskeskuksen tuloksellisen toiminnan takaamiseksi on tarkoituksenmukaista seurata mm. säännöllisen työajan ja lisätyöajan vastaanottotoiminnan tehokkuutta. Yleensä säännöllisenä työaikana ja lisätyöaikana pidettävällä vastaanotolla potilasta kohti varattava aika on suunnilleen sama.

6.5 Sairaalalääkärit

6.5.1 Yleistä

Työvuoroluetteloon merkitään kellonaikoina ainakin ne lääkärin työskentelyajat, jotka vaikuttavat muun henkilökunnan toimintaan. Mahdollisesti kellonaikoihin sitomatonkin työ on mahdollisimman tarkasti määriteltävä ja sellaisena tulee kysymykseen vain toiminnan kannalta tarpeellinen sairaala- ja poliklinikkatyö. Kellonaikoihin sitomattoman säännöllisen työajan suoritusajat merkitään työvuoroluetteloon. Myös mahdolliset ns. iltakierrot merkitään työvuoroluetteloon.

6.5.2 Yksityisvastaanoton merkitseminen

Säännöllisen työajan lisäksi merkitään työvuoroluetteloon mahdollisesti sairaalassa pidettäväksi myönnetyn yksityisvastaanoton vastaanottoajat. Yksityisvastaanoton tulee kokonaisuudessaan tapahtua lääkärin säännöllisen työajan ja päivystysajan ulkopuolella.

Milloin lääketieteelliset tai muut välttämättömät syyt vaativat ja milloin se sairaalan omaa toimintaa häiritsemättä on mahdollista, voidaan kuitenkin röntgen-, laboratorio-, anestesia- ja patologian alan lääkärien tutkimukset aikaisemmin mahdollisesti noudatetun käytännön mukaisesti suorittaa asianomaisen lääkärin säännöllisenä työaikana edellyttäen, että tutkimuksiin kuluva työaika korvataan säännöllisen työajan ulkopuolella suoritettavalla työllä. Tällöin työvuoroluetteloon merkitään yksityisvastaanottoon käytetty työaika ja se ylimääräinen vastaava työskentelyaika sairaalassa, jolla yksityisvastaanottoon käytetty työaika korvataan.

6.5.3 Kliininen lisätyö

Kliininen lisätyö merkitään etukäteen lääkärin työvuoroluetteloon (ks. yleisen osan 15 §:n 3 momentin soveltamisohje).

7 Akuuttilääkärit

Akuuttilääketieteen erikoisalan lääkärit (akuuttilääkärit) työskentelevät kaikkina vuorokauden aikoina päivystysyksiköissä. Akuuttilääkärien työkuormittavuutta ja -sidonnaisuutta lisäävät epämukavana työaikana tehtävän työn keskimääräistä suurempi osuus.

Akuuttilääkärien työvuoroluetteloa laadittaessa tulee huolehtia siitä, että työaikaan sisältyy myös päiväaikaista työtä.

Akuuttilääkärien työvuoroluettelot voidaan laatia esimerkiksi niin, että osa päivystyskorvauksista annetaan päivystysvapaana.