Usein kysyttyjä kysymyksiä henkilöstökertomuksen tunnusluvuista
KT julkaisi vuonna 2021 uuden suosituksen henkilöstökertomuksesta. Siinä esitellään viisi tunnuslukua, joilla henkilöstötietoa suositellaan kerättäväksi. Tälle sivulle on koottu usein kysyttyjä kysymyksiä suosituksen tunnuslukujen käytöstä ja laskemisesta.
Henkilöstökertomuksia koskevan suosituksen sisältö uudistettiin KT:n johdolla yhteistyössä kuntaorganisaatioiden ja Kevan kanssa. Myös KT:n HR-verkoston jäsenet ja kunta-alan pääsopijajärjestöjen edustajat kommentoivat suositusta.
On tärkeää, että kunnat ja kuntayhtymät käyttävät samoja tunnuslukuja ja laskevat ne samalla tavalla. Näin ne voivat verrata omaa tilannettaan muihin kuntaorganisaatioihin. Vertailutieto on tärkeä perusta kehittämiselle.
Usein kysyttyjä kysymyksiä suosituksen tunnusluvuista
Raportoidaanko vuoden 2021 henkilöstöraportit aiemmalla tavalla vai uuden suosituksen mukaisesti?
Vuoden 2021 henkilöstöraportin voi tehdä aiemmalla tavalla. Tavoite on, että vuoden 2022 henkilöstöraportti olisi uuden suosituksen mukainen.
Henkilötyövuosi / HTV2
Kuinka henkilötyövuodet tulisi laskea sellaisessa tapauksessa, jossa henkilöllä on useita samanaikaisia palvelussuhteita voimassa?
Henkilötyövuosia (HTV2) suosittelemme laskemaan siten, että henkilön vakinaisen ja määräaikaisen palvelussuhteen henkilötyövuodet raportoidaan erikseen. Näin koko organisaation työpanos saadaan laskettua yhteen eikä yhdestä palvelussuhteesta voi tulla tulokseksi yli yhtä.
Lasketaanko henkilötyövuosiin (HTV 2) mukaan myös sivutoimiset tuntiopettajat? Vai laitetaanko heidät muu henkilöresurssi -kohtaan?
Pääsääntöisesti sivutoimiset tuntiopettajat lasketaan mukaan HTV 2:een, sillä sivutoimiset tuntiopettajat voivat olla merkittävä osa henkilöstöä. Laskentatavaksi suosittelemme sitä, että kaikkien sivutoimisten tuntiopettajien tunnit lasketaan yhteen ja suhteutetaan viranhaltijoiden vuosityöaikaan.
Sivutoimisten laskennassa kannattaa kuitenkin arvioida, onko kaikkien sivutoimisten tuntiopettajien laskemisesta mukaan HTV2:een hyötyä ja onko se siten perusteltua.
Muu henkilöresurssi/ Henkilötyövuosi
Ketkä lasketaan mukaan muu henkilöresurssi/henkilötyövuosi -kohtaan?
Onko tästä soveltamisohjetta? Voidaanko mukaan laskea esimerkiksi lumitöiden ostaminen urakoitsijalta tai siivouspalveluiden ostaminen yrittäjältä?
Tarkempia suosituksia ei ole siitä, mitä ostopalveluina ostettuja sekä vuokratyöntekijöiden ja toimeksiantosopimussuhteisten työpanoksia raportoidaan. Ajatuksena on, että kaikki tällaiset laskettaisiin mukaan muu henkilöresurssi/henkilötyövuosi -osioon.
Kannattaa arvioida, miten hyödyllistä kaikkien ostopalvelujen raportointi on. Suosittelemme raportoimaan niitä mahdollisuuksien mukaan kattavasti, mutta omaa harkinnan mukaisesti.
Miten asiantuntijapalvelut huomioidaan henkilötyövuosien laskennassa (muu henkilöresurssi -kohdassa)?
Jos on kyse esimerkiksi kertaluonteisten asiantuntijapalveluiden, kuten luennointi-, selvitys-, konsultointipalvelut jne., ostamisesta, emme suosittele laskemaan niitä mukaan henkilötyövuoteen.
Mikäli kyse on pidempikestoisesta asiantuntijapalvelusta tai sitä käytetään sijaistyyppisesti korvaamaan organisaation omaa työpanosta, otetaan se mukaan henkilötyövuositarkasteluun.
Jos ulkopuolisia asiantuntijapalveluita ei voida laskea henkilötyövuosina, olisi hyvä, että ne kuitenkin listattaisiin raportissa. Oleellista on, että raportin perusteella voidaan arvioida koko organisaatiossa tarvittavan osaamisen määrä.
Henkilöstön ikärakenne
Lasketaanko henkilö useamman kerran mukaan henkilöstön lukumäärään, jos hänellä on sekä vakituinen virka että sijaisuus voimassa 31.12.?
Suosituksen tarkoitukseen riittää että, vain henkilön pääpalvelussuhde raportoidaan, vaikka palvelussuhteita olisi useampia. Näin henkilö ei tule lukumäärään kahteen kertaan. Henkilötyövuosi HTV2 on ainoa poikkeus, jossa molemmat voidaan huomioida, koska siihen lasketaan koko organisaation työpanosta.
Vakinaisen henkilöstön vaihtuvuus
Onko käytäntö muuttunut, kun vakinaisen henkilöstön vaihtuvuutta lasketaan? Edellisen suosituksen mukaan käytettäisiin edellisen vuoden lopussa olevien vakinaisten lukumäärää, uuden suosituksen mukaan käytettäisiin vuoden viimeisen päivän vakinaisen henkilöstön lukumäärää.
Käytäntö on sama, tekstimuoto on muuttunut. Vakinaisen henkilön vaihtuvuutta verrataan edellisen vuoden henkilöstömäärään (edellisen vuoden viimeisen päivän lukumäärä).
Kun raportoimme henkilöstön vaihtuvuutta kuukausittain, otammeko henkilömäärät vuoden 2021 lopusta ja raportoimme vaihtuvuusluvut niiden pohjalta?
Suosituksen ohje koskee vaihtuvuuden seurantaa vuositasolla ja siinä neuvotaan laskemaan kaikki vuoden aikana alkaneet ja päättyneet palvelussuhteet ja suhteuttamaan ne edellisen vuoden lopun henkilöstömäärään. Vertailtava tunnusluku saadaan laskemalla vuositason vaihtuvuus.
Jos vaihtuvuutta raportoidaan kuukausitasolla, on tuloksena hieman erilainen vaihtuvuusprosentti verrattuna vuositason vaihtuvuuteen. Suosituksen tavoitteena on mahdollistaa eri organisaatioiden tunnuslukujen vertailu vuositasolla.
Mikäli seuraatte vuosittaisen vaihtuvuuden lisäksi vaihtuvuutta kuukausitasolla omiin tarpeisiinne, tärkeintä on, että se lasketaan aina samalla tavalla (esimerkiksi aina kuluvan kuukauden viimeinen päivä).
Suosituksessa emme ota kantaa kuukausittaisen vaihtuvuuden laskentatapoihin, vaan ainoastaan siihen, miten yhteismitalliset, vuositasolla raportoitavat tunnusluvut lasketaan.
Sairauspoissaolot
Nolla päivää sairastaneet
Miten nolla päivää sairastaneiden osuus lasketaan?
Suosittelemme, että nolla päivää sairastaneiden osuus lasketaan samaa tapaa kuin Työterveyslaitoksen Kunta 10 -tutkimuksessa. Nolla päivää sairastaneisiin otetaan mukaan henkilöt, joille on kertynyt kalenterivuoden aikana yli 6 henkilötyökuukautta työtä kokoaikaisesta työstä joko vakituisessa tai määräaikaisessa työsuhteessa. Jokainen henkilö lasketaan mukaan vain kerran, vaikka hänellä olisi useita palvelussuhteita vuoden aikana.
Näin lasketusta henkilöstömäärästä (kokoaikaiset, yli 6 kk:tta palvelleet vakituiset ja määräaikaiset) lasketaan prosenttiosuus henkilöstöstä, jolla ei ole kyseisen vuoden aikana ollut ainuttakaan sairauspoissaolopäivää.
Kun 6 kuukautta kestäneitä palvelussuhteita lasketaan, otetaanko laskennassa huomioon vain yhdenjaksoiset palvelussuhteet vai voiko 6 kuukauden palvelussuhde koostua useammasta palvelussuhteesta? Jos huomioon otetaan vain yhdenjaksoiset palvelussuhteet, saako palvelussuhteiden välissä olla yhtään päivää ilman palvelussuhdetta?
Laskennassa otetaan huomioon kaikki samalle työnantajalle kertyneet palvelussuhteet eli kyseessä ei tarvitse olla yhdenjaksoinen palvelussuhde
Miten lasketaan 1 henkilötyökuukauden täyttyminen? Onko se kalenterikuukausi, esimerkiksi 1.1.–31.1.2022, 1.2.–28.2.2022 tai 14.2.-13.3.2022 vai tietty määrä päiviä, esimerkiksi 30,33 päivää?
Henkilöstökuukauden ei tarvitse olla kalenterikuukausi, vaan 30 päivää. Kuukaudessa on keskimäärin 30,42 päivää (ei karkausvuosi). Näin ollen 6 kuukauden palvelussuhde täyttyy, kun henkilö on työskennellyt 182 päivää samalla työnantajalla.
Lasketaanko henkilöstömäärään (kokoaikaiset, yli 6 kk:tta palvelleet vakituiset ja määräaikaiset) sellaiset henkilöt, jotka ovat olleet tuon 6 kuukauden ajan virkavapaalla ko. työnantajalta? Vai pitääkö virkavapaan olla yli 6 kuukauden pituinen, jotta henkilöä ei lasketa mukaan henkilöstömäärään?
Virkavapaalla olevia ei lasketa mukaan henkilöstömäärään, jos he ovat yli 6 kuukautta virkavapaalla kalenterivuoden aikana. Jos henkilö on virkavapaalla tasan 6 kuukautta tai lyhyemmän ajan, lasketaan hänet mukaan henkilöstömäärään, sillä silloin ehto palkallisesta työssäoloajasta täyttyy.
Sairauspoissaoloprosentti
Miten lasketaan teoreettinen työaika?
Teoreettista työaikaa tarvitaan suosituksessa ainoastaan sairauspoissaoloprosentin laskentaa varten.
Teoreettinen työaika lasketaan vähentämällä kalenterivuoden päivistä (365 tai 366) lauantait, sunnuntait ja työaikaa lyhentävät arkipyhät.
Koko vuoden palvelussuhteessa olevan henkilöstön teoreettinen työaika saadaan laskemalla teoreettiset työpäivät kerrottuna henkilöstön määrällä.
Jos palvelussuhde on alle vuoden mittainen, lasketaan teoreettinen työaika palvelussuhteen ajalta.
Vuonna 2021 ja vuonna 2022 teoreettinen työaika on 253 päivää.
Opettajien teoreettinen säännöllinen työaika lasketaan muutoin samalla tavalla, mutta siitä vähennetään koulutyön keskeytysaika. Teoreettisessa työajassa otetaan huomioon laskennallinen vuosiloma ja veso-päivät.
Huomioidaanko osa-aikaprosentti teoreettista työaikaa laskettaessa?
Osa-aikaprosenttia ei tarvitse huomioida teoreettista työaikaa laskettaessa. Osa-aikaisten työntekijöiden työpäivät lasketaan samaan tapaan kuin kokoaikaisten, eli kalenterivuoden päivistä vähennetään arkipyhät, lauantait ja sunnuntait. Kun sekä teoreettinen työaika että sairauspoissaolopäivät lasketaan kokonaisina päivinä, saadaan laskettua sairauspoissaoloprosentti.
HTV2:n laskennassa osa-aikaisuus on sen sijaan otettava huomioon.
Mitä tunnuslukua käytetään sairauspoissaoloaikapäivistä sairauspoissaoloprosenttia laskettaessa? Onko se sairauspoissaolot kalenteripäivinä vai sairauspoissaolot työpäivinä?
Palkalliset ja palkattomat sairauspoissaolot lasketaan kalenteripäivinä. Sairauspoissaolot ilmoitetaan keskimäärin kalenteripäivää per henkilötyövuosi eli suhteutetaan sairauspoissaolopäivät HTV2:seen. Suhteutus saadaan laskemalla kaikki kalenterivuoden aikana kertyneet sairauspoissaolopäivät yhteen ja jakamalla tämä henkilötyövuosien yhteismäärällä.
Miten sairauspoissaolopäivien laskennassa otetaan huomioon vain osan vuotta töissä olleet?
Jos palvelussuhde on vajaan vuoden mittainen, lasketaan teoreettinen työaika palvelussuhteen ajalta.
Sairauspoissaolopäivät ja teoreettinen työaika on laskettava samalla logiikalla eli molempiin lasketaan mukaan osan vuotta töissä olleet.
Miten sairauspoissaoloprosentti lasketaan?
Sairauspoissaoloprosentti lasketaan sairauspoissaolojen osuutena teoreettisesta säännöllisestä työajasta seuraavalla kaavalla:
Sairauspoissaoloaika (pv) / koko henkilöstön teoreettinen säännöllinen työaika (pv) x 100 = sairauspoissaolo-%
Sairauspoissaoloprosentin laskennassa käytetään kalenteripäiviä.
Otetaanko sairauspoissaolojen lukumäärässä (kalenteripäivissä) huomioon mahdollinen osa-aikaisuus, kun mittarina on kalenteripäivää per henkilötyövuosi?
Osa-aikaisten osa -aikaprosenttia ei tarvitse huomioon sairauspäiviä laskettaessa.
Jaana Näsänen
