Edustettavien määrä ei voi lisääntyä eikä ajankäyttöä lisätä ilman neuvotteluja ja vaaleja. Siirtyvällä henkilöstöllä täytyy olla mahdollisuus äänestää heitä edustavat työsuojeluvaltuutetut ja -varavaltuutetut. Neuvottelut käydään hyvinvointialueella ja niistä laaditaan pöytäkirja, jonka kumpikin neuvotteluosapuoli allekirjoittaa.
Vaihtoehtoja yhdistymistilanteessa paikallisesti sovittaviksi ratkaisuiksi voivat olla
- kokonaan uuden työsuojelun yhteistoimintaorganisaation muodostaminen eli työpaikan/toiminta-alueen määrittely, ajankäytöstä sopiminen ja työsuojeluvaali
- yhdistymistilanteessa vastaanottavan hyvinvointialueen työsuojelun yhteistoimintaorganisaation täydentäminen tietyin osin.
Esimerkiksi tilanteessa, jossa palvelutoiminta, henkilöstö, työsuojeluvaltuutettujen palvelussuhteet ja työsuojelun yhteistoimintaorganisaation kokonaisuus siirtyvä yhtenä muuttumattomana kokonaisuutena hyvinvointialueelle, voidaan paikallisesti sopia, että valtuutetut jatkavat työsuojelutehtävässään työsuojelutoimikauden loppuun 31.12.2025.
Tällöin henkilöstön oikeus valita keskuudestaan työsuojeluvaltuutettu toteutuu työsuojelun valvontalain mukaisesti.
Paikallisesti hyvinvointialueella voidaan myös sopia siitä, että joitain siirtyvistä toiminnoista (esimerkiksi eri kuntien vanhustenpalvelut) yhdistetään yhdeksi uudeksi kokonaisuudeksi. Näin muodostuu kokonaan uusi työpaikka/toiminta-alue. Työpaikasta/toiminta-alueesta ja ajankäytöstä sovitaan paikallisesti ja siellä järjestetään vaalit. Mikäli siirtyvien toimintojen alueilla on valittu työsuojeluvaltuutetut, heidän toimikautensa päättyy ja he palaavat omiin tehtäviinsä ja voivat asettua ehdolle uudessa työsuojeluvaalissa.
Luovuttavat organisaatiot eivät voi sopia mitään hyvinvointialueen puolesta. Sen sijaan ehdotus siirtyvistä osista voidaan ja kannattaakin paikallisesti valmistella ja tehdä.