Tillämpningsbilaga 1 till allmänna delen

Tillämpningsanvisning om arbetsskiftsförteckningar

1 Hur en arbetsskiftsförteckning görs upp

Till arbetsgivarens skyldigheter hör att på behörigt sätt göra upp en arbetsskiftsförteckning för tjänsteinnehavarna. Arbetsgivaren (styrelsen e.d. och/eller chefsläkaren/ledande tandläkaren) bör också ge allmänna anvisningar om de viktigaste principerna för hur arbetsskiftsförteckningen görs upp och hur den godkänns och ändras. Vid behov ges närmare anvisningar för enskilda enheter e.d. De ledande tjänsteinnehavarna (t.ex. chefsläkaren/ledande tandläkaren) och de närmaste cheferna (t.ex. överläkarna) är primärt ansvariga för de underställda tjänsteinnehavarnas arbetsskiftsförteckningar och övriga arbetstidsarrangemang samt tillsynen över dessa. Arbetsgivaren kan inte ersätta arbetsskiftsförteckningen med något annat dokument.

Enhetens chef gör upp en arbetsskiftsförteckning för de enskilda tjänsteinnehavarna enligt anvisningarna. När arbetsskiftsförteckningen görs upp ska tjänsteinnehavarna själva eller den förtroendeman som representerar dem ges tillfälle att framföra sin åsikt, om tjänsteinnehavaren eller förtroendemannen begär det.

Av arbetsskiftsförteckningen ska framgå när den dagliga arbetstiden börjar och slutar samt tillräckligt specificerat hur arbetstiden ska användas för de uppgifter som ålagts tjänsteinnehavaren. Arbetsskiftsförteckningen fungerar alltså samtidigt som tjänsteinnehavarens arbetsplan för arbetsveckan och arbetsperioden. Den dagliga ordinarie arbetstiden har inte fastställts i avtalet. Längden på läkarnas arbetsdagar och de tidpunkter då arbetet utförs kan variera beroende på verksamhetens karaktär i de enskilda enheterna (bl.a. enligt antalet patienter, patientkategorier och vårdsynpunkter). Den ordinarie arbetstiden bör i allmänhet fördelas så jämnt som möjligt på arbetsveckans och arbetsperiodens samtliga arbetsdagar.

I arbetsskiftsförteckningen antecknas, utöver den ordinarie arbetstiden, även jour som beordrats tjänsteinnehavaren (när jouren börjar och slutar och vilken jourform det är fråga om) och kliniskt mertidsarbete, för att man ska kunna följa bl.a. totalarbetstiden (gränsen för övertid) och bundenheten till arbetet (bl.a. belastningsfaktorer, rättvis och ändamålsenlig fördelning av arbetsbördan), samt hur lediga dagar förlagts och tagits ut. Vid behov kan olika läkare utföra ordinarie arbetstid, mertidsarbete och jour samtidigt i slutet av dagen. En tjänsteinnehavares arbetsskift och jourer bör planeras så att arbetspassen inte blir alltför långa och påfrestande.

Den verksamhet som antecknats i arbetsskiftsförteckningen ska ske vid hälsocentralen, sjukhuset eller respektive verksamhetsenhet (t.ex. rådgivningsbyrå, skola, poliklinik), om inte chefen av särskilda skäl ger tillstånd till att en bestämd uppgift utförs någon annanstans, eller det är frågan om hembesök eller någon annan tjänsteuppgift. Detta gäller även administrativa byråuppgifter. Arbete som utförts hemma godkänns inte som arbetstid annat än i undantagsfall.

2 Utjämningsschema

Om den arbetsperiod som iakttas är så lång att det är svårt att på förhand göra upp en arbetsskiftsförteckning för hela perioden, kan man göra upp ett utjämningsschema för arbetstiden enligt § 29 i arbetstidskapitlet i AKTA och fastställa en separat arbetsskiftsförteckning för varje kortare period. Innan arbetsgivaren ändrar längden på arbetsperioden ska arbetsgivaren höra den förtroendeman som företräder tjänsteinnehavarna eller tjänsteinnehavarna själva.

3 Ändringar i arbetsskiftsförteckningen

Huvudregeln är att en arbetsskiftsförteckning som fastställts och lagts fram ska följas. Om avvikelser från arbetsskiftsförteckningen måste göras, antecknas de eventuella ändringarna i arbetsskiftsförteckningen (därtill kan de dokumenteras separat).

Huruvida det föreligger grundad anledning att ändra arbetsskiftsförteckningen prövas från fall till fall. Sådana anledningar är bland annat verksamhetsbetingade skäl, t.ex. patienternas antal, kategori och vårdbehov eller oförutsedd frånvaro bland personalen. En grundad anledning föreligger också när en tjänsteinnehavare till exempel på grund av sjukdom inte sköter ett arbetsskift eller en jour som tjänsteinnehavaren enligt arbetsskiftsförteckningen skulle få ersättning för i ledig tid, eller om arbetsskiftsförteckningen har gjorts upp på ett felaktigt sätt. En grundad anledning, och ett förfarande som rekommenderas, är att man, om mer arbete än planerat behöver utföras någon dag, i stället kortar av arbetstiden för de övriga arbetsdagarna under arbetsperioden i motsvarande mån om det är möjligt med tanke på verksamheten. Den ordinarie arbetstiden ska då i genomsnitt bli den som anges i § 12 mom. 2 ovan, dvs. 38 timmar 15 minuter per vecka.

Ändringar ska godkännas av den som fastställt arbetsskiftsförteckningen, i brådskande fall i efterskott. Om arbetsskiftsförteckningen nödvändigtvis måste ändras så att den ordinarie arbetstiden ändras till kliniskt mertidsarbete eller annat mertids-/övertidsarbete, ska tillstånd på förhand inhämtas hos den som fastställt arbetsskiftsförteckningen.

4 Planering av arbetsskiftsförteckningen och arbetsperiodens längd för en deltidsanställd läkare eller tandläkare

När arbetsskiftsförteckningen görs upp gäller samma skyldigheter och principer för deltidsanställda som för heltidsanställda. Också för en deltidsanställd läkare ska arbetsskiftsförteckningen utvisa när den dagliga arbetstiden de facto börjar och slutar samt tillräckligt specificerat hur arbetstiden ska användas för de uppgifter som ålagts tjänsteinnehavaren.

För deltidsanställda kan arbetsgivaren ha godkänt en speciell indelning i arbetsperioder och lediga perioder. I så fall ska arbetsperioden vara tillräckligt lång för en utjämning till genomsnittlig arbetstid. För deltidsanställda läkare och tandläkare används och görs upp en arbetsskiftsförteckning av annan längd än för heltidsanställda. Om det till exempel är fråga om en läkare eller tandläkare som arbetar varannan vecka, ska en arbetsperiod som är delbar med två tillämpas på honom eller henne, till exempel en arbetsperiod på sex veckor.

5 Hörande och förhandlingar vid ändringar i arbetstidsarrangemangen

Om verksamheten kräver att väsentliga och permanenta ändringar genomförs i de arbetstidsarrangemang som enligt arbetsskiftsförteckningarna vanligtvis har iakttagits, ska förhandlingar om ändringarna föras med respektive tjänsteinnehavare, eller, om de nya arrangemangen gäller minst fem tjänsteinnehavare, med den förtroendeman som representerar tjänsteinnehavarna. Vid förhandlingarna bör samförstånd eftersträvas.

6 Tider som bör reserveras i arbetsskiftsförteckningen för läkarnas och tandläkarnas olika uppgifter    

6.1 Läkare vid hälsocentraler

6.1.1 Mottagningsarbete

För mottagningsarbete ska i arbetsskiftsförteckningen upptas så många timmar i veckan som man antar behövs för mottagningsverksamheten, enligt vad som är möjligt med hänsyn till läkarens övriga uppgifter. Mottagningsarbetet är hälsocentralens viktigaste uppgift.

6.1.2 Arbetsuppgifter vid rådgivningsbyråer m.m.

Förutom för mottagningsarbetet ska i arbetsskiftsförteckningen reserveras tillräckligt med tid för läkarens övriga uppgifter (skolor, rådgivningsbyråer, vårdavdelningar, vårdinrättningar o.s.v.). I den tid som reserveras för hälsorådgivning och skolhälsovård m.m. ska också ingå den tid som behövs för resor från en arbetsplats till en annan.

6.1.3 Intyg och utlåtanden

I arbetsskiftsförteckningen reserveras inte separat tid för utskrivning av intyg under patientbesök. Vid behov reserveras i arbetsskiftsförteckningen tillräckligt med tid för omfattande och tidskrävande utlåtanden och intyg (gäller också intyg och utlåtanden om patienter som undersökts på annan tid än under ordinarie arbetstid).

6.1.4 Överläggningar och sammanträden

Arbetsplatsutbildning och överläggningar antecknas i arbetsskiftsförteckningen.
Sammanträden eller överläggningar som bestämts av en myndighet och som äger rum före kl. 16 räknas till den ordinarie arbetstiden, däremot inte sammanträden som äger rum efter kl. 16, eftersom tjänsteinnehavaren för dessa sammanträden får engångsarvode enligt AKTA kap. II § 14 mom. 2. Sammanträden på grund av förtroendeuppdrag och externa sakkunniguppdrag räknas inte till den ordinarie arbetstiden.

6.2 Tandläkare vid hälsocentraler

6.2.1 Kliniskt mottagningsarbete

Med kliniskt mottagningsarbete avses mottagningsarbete som en tandläkare beordrats att sköta antingen vid en tandklinik eller en rådgivningsbyrå och som omfattar nödvändig undersökning och behandling för att bevara och förbättra hälsotillståndet för patienternas tänder, mun och tuggorgan.

6.2.2 Annat än kliniskt arbete

I arbetsskiftsförteckningen bör tillräckligt med tid per vecka reserveras för planering av patientarbete, patientadministration, förebyggande av munsjukdomar hos befolkningen, upplysningsarbete och andra uppgifter som inte ingår i det kliniska patientarbetet och som t.ex. gäller läroanstalter, arbetshandledning, planering av mottagningen o.d.

6.3 Administrativa uppgifter för läkare och tandläkare vid hälsocentraler

Vad som sägs nedan gäller i tillämpliga delar också överläkare/övertandläkare och läkare/tandläkare i motsvarande ställning. I stora enheter är det dock möjligt att en överläkare eller övertandläkare enbart har administrativa uppgifter.

De administrativa uppgifterna koncentreras till en ansvarig eller för en delfunktion ansvarig läkare/tandläkare, och av läkarens/tandläkarens arbetstid reserveras för dessa uppgifter ett tillräckligt antal timmar per vecka, med beaktande av bl.a. hälsocentralens storlek, delfunktionens art och antalet underställda. Även i fråga om de administrativa uppgifterna bör man försöka precisera den tid som ska användas för regelbundet återkommande uppgifter eller andra på förhand kända uppgifter.

Arbetsgivaren bör ge anvisningar om hur många timmar per vecka en ansvarig eller en för en delfunktion ansvarig läkare/tandläkare högst förutsätts använda för administrativa uppgifter. Om mera tid än så används för administrativa uppgifter, måste överskridningen kunna motiveras.

Om en ansvarig läkare/tandläkare temporärt får en specialuppgift (t.ex. att planera en vårdavdelning eller ny tandklinik eller att göra upp ett upphandlingsprogram) bör arbetsgivaren samtidigt besluta hur mycket tid som ska reserveras för uppgiften i arbetsskiftsförteckningen.

6.4 Kliniskt mertidsarbete för läkare/tandläkare vid hälsocentral

Mottagningsarbete som sker i form av mertidsarbete antecknas i allmänhet på förhand i arbetsskiftsförteckningen. Beroende på patientsituationen kan det förhandsplanerade mertidsarbetet i någon mån underskridas eller överskridas. Eventuella ändringar ska antecknas i arbetsskiftsförteckningen.

Utgångspunkten är att den dagliga arbetstiden inleds med ordinarie arbetstid och att mertidsarbete vid behov utförs efter den dagliga ordinarie arbetstidens slut. I undantagsfall kan mertidsarbete av verksamhetsskäl utföras före den ordinarie arbetstiden (t.ex. rådgivningsmottagning efter kl. 16).

För att kunna garantera en resultatrik verksamhet vid hälsocentralen, är det ändamålsenligt att följa bl.a. effektiviteten i mottagningsverksamheten under ordinarie arbetstid och mertidsarbetstid. Den mottagningstid som ska reserveras per patient är i allmänhet ungefär lika lång under mertidsarbetstiden som under den ordinarie arbetstiden.

6.5 Sjukhusläkare

6.5.1 Allmänt

I arbetsskiftsförteckningen antecknas med klockslag åtminstone de arbetstider för en läkare som inverkar på den övriga personalens verksamhet. Även sådant arbete som eventuellt inte är bundet vid exakta klockslag bör fastställas så exakt som möjligt. Som sådant arbete kan endast godkännas sjukhus- och poliklinikarbete som är nödvändigt med tanke på verksamheten. Tiden för fullgörande av ordinarie arbetstid som inte är bunden vid exakta klockslag antecknas i arbetsskiftsförteckningen. Även eventuella s.k. kvällsronder bör antecknas i arbetsskiftsförteckningen.

6.5.2 Anteckningar om privatmottagning

Utöver den ordinarie arbetstiden antecknas i arbetsskiftsförteckningen mottagningstiderna för eventuell privatmottagning som får skötas vid sjukhuset. En privatmottagning bör i sin helhet hållas utanför läkarens ordinarie arbetstid och jourtjänst.
När medicinska eller andra nödvändiga skäl så kräver och då det utan att störa sjukhusets egen verksamhet är möjligt, kan läkaren dock göra röntgen-, laboratorie-, anestesi- och patologiundersökningar i enlighet med eventuell tidigare praxis under sin arbetstid, under förutsättning att den arbetstid som läkaren använt för undersökningarna ersätts med arbete utanför den ordinarie arbetstiden. Härvid antecknas i arbetsskiftsförteckningen den arbetstid som använts för privatmottagning samt den motsvarande extra arbetstid vid sjukhuset som ersätter denna tid.

6.5.3 Kliniskt mertidsarbete

Kliniskt mertidsarbete antecknas på förhand i läkarens arbetsskiftsförteckning (se tillämpningsanvisningen för § 15 mom. 3 i allmänna delen).

7 Akutläkare

Specialister i akutsjukvård (akutläkare) arbetar under alla tider på dygnet vid jourenheter. En faktor som ökar akutläkarnas arbetsbelastning och bundenhet till arbetet är att andelen arbete som utförs under obekväm arbetstid är större än genomsnittet.

När akutläkarnas arbetsskiftsförteckning görs upp bör man se till att det också ingår dagarbete i arbetstiden.

Akutläkarnas arbetsskiftsförteckningar kan göras upp till exempel så att en del av jourersättningarna ges som jourledighet.