Distansarbete kräver god organisering av arbetet

Distansarbete är frivilligt både för arbetstagaren och arbetsgivaren. Arbetsgivaren och arbetstagaren måste alltid sinsemellan komma överens om distansarbete. Arbetsgivaren är inte skyldig att erbjuda möjlighet till distansarbete även om uppgiften tillåter det.

Distansarbete är ofta oberoende av tid och plats. Det bidrar med flexibilitet i arbetslivet och ger möjligheter att kombinera arbete och privatliv. Enligt undersökningar främjar distansarbete också arbetshälsan och minskar utbrändhet.

I bästa fall är distansarbete till fördel för både arbetsgivaren och arbetstagaren. Men arbete på distans passar inte alla arbetsuppgifter eller sätt att arbeta. Största delen av arbetet i kommunerna är serviceverksamhet, vilket innebär att distansarbete inte är möjligt i alla uppgifter. Det är viktigt att måna om sammanhållningen vid distansarbete.

Lagstiftningen ger ramar för distansarbetet

Den juridiska regleringen av distansarbete är omfattande.

Villkoren för distansarbete har avtalats inom EU genom ett ramavtal. Avtalet anger ramar inom vilka arbetsgivaren och arbetstagarna i både offentliga och privata sektorn kan komma överens om distansarbete.

Arbetarskyddslagen gäller även distansarbete. I distansarbete måste man beakta arbetarskyddssynpunkter såsom arbetshälsa och säkerheten i arbetet.

Arbetsgivaren ansvarar också för distansarbetande anställdas säkerhet och hälsa i arbetet och måste bedöma riskerna i samband med distansarbetet.

Enligt Arbetshälsoinstitutet består riskerna i distansarbetet av fysisk och psykosocial belastning samt olycksfall i arbetet.

Professionella inom arbetarskydd och företagshälsovård ger stöd i bedömningen av risker. Arbetsgivaren bör också tänka på arbetshälsan och på inskolning av personalen.

Det är alltid bra att ingå ett skriftligt avtal om arbete på distans, särskilt om det är fråga om regelbundet distansarbete. Vid distansarbete utförs lika mycket arbete som annars.

I avtalet om distansarbete ska parterna också komma överens om hur arbetsinsatsen bestäms och följs upp.

Mer på webben

• Arbetshälsoinstitutets anvisningar för distansarbete >

Anvisningar för distansarbetandet

Varje arbetsgivare utarbetar själv de anvisningar och den praxis som gäller för distansarbete i den egna organisationen. Anvisningarna behandlas genom samarbetsförfarande.
Arbetsmarknadsorganisationerna har utarbetat en förteckning över frågor som bör beaktas när man avtalar om distansarbete. Förteckningen används tillsammans med EU-ramavtalet.

Vid distansarbete bör de anvisningar som arbetsmarknadens centralorganisationer utarbetat beaktas:

• Distansarbete i anställningsförhållande omfattas av arbetslagstiftning och kollektivavtal.
• Distansarbete grundar sig på frivillighet. Arbetsgivaren och arbetstagaren ska sinsemellan komma överens om distansarbete. Avtal om distansarbete och om tillhörande villkor bör helst ingås skriftligt.
• Arbetsgivaren ska föra förhandlingar om planer som gäller distansarbete med arbetstagaren eller arbetstagarnas representant i enlighet med lagen om samarbete, kollektivavtalen och praxis på arbetsplatsen.
• När en arbetstagare övergår till distansarbete finns det skäl att sätta upp klara mål och ett tidsschema. Enligt ramavtalet ska arbetsmängden och prestationsstandarderna vara de samma för distansarbetare som för jämförbara arbetstagare som arbetar i arbetsgivarens lokaler.
• Bestämmelser om arbetarskydd kan i regel också tillämpas på arbete som enligt avtal utförs hemma eller i motsvarande förhållanden. Vissa bestämmelser i arbetarskyddslagen kan dock endast tillämpas i begränsad omfattning i hemförhållanden. I arbetarskyddet bör man beakta distansarbetets särdrag. Distansarbetaren bör informeras om de aspekter inom arbetshälsa och arbetssäkerhet som ska beaktas vid distansarbete.
• Distansarbete begränsar inte arbetstagarens lagstadgade rätt till integritetsskydd.
• Distansarbete kan kräva att arbetsresor och ersättningar för dem avtalas mer detaljerat än normalt, särskilt om arbetstagaren endast i undantagsfall arbetar i arbetsgivarens lokaler. Det är bra att till exempel fastställa vad som anses vara den egentliga arbetsplatsen. För resor gäller att normala resor mellan hemmet och arbetsplatsen inte ersätts. På distansarbetaren tillämpas kollektivavtal och företagets praxis.
• Distansarbetare ska ha samma möjligheter till utbildning som arbetstagare som arbetar i arbetsgivarens lokaler, också när det gäller användningen av teknisk utrustning.
• Skyddet för datasystem och data som är avsedda för professionella ändamål ska i princip vara på samma nivå i distansarbete som för de arbetstagare som arbetar i arbetsgivarens lokaler.
• Det finns skäl att på förhand kontrollera beskattningspraxis vid distansarbete, bland annat när det gäller arbetsrum, telekommunikation, kostnader för resor mellan hemmet och arbetsplatsen och eventuell ersättning för användning av egen utrustning. Också försäkringsskyddets omfattning bör utredas innan distansarbetet inleds.

Att beakta vid avtal om distansarbete – de centrala arbetsmarknadsorganisationernas anvisningar >

Distansarbete: saker att fundera på

Vid avtal och anvisningar om distansarbete bör arbetsgivaren beakta utöver arbetsmarknadsorganisationernas anvisningar också till exempel följande frågor:

• Finns det några begränsningar för var man kan arbeta på distans?
• Var arbetar man när man inte arbetar på distans?
• Hur stor del av arbetet eller av arbetstiden kan man göra på distans?
• När är distansarbete möjligt?
• Hur uppföljs arbetstiden?
• Hur bestäms arbetstagarens arbetsinsats och hur uppföljs den?
• Hur ska distansarbetaren vara nåbar?
• Hur sköts arbetarskyddet på distans och på arbetsplatsen?
• Har arbetsgivaren beaktat distansarbetet i försäkringarna?
• Hur leder man arbetet på distans?
• Hur sköts datasäkerheten och dataskyddet vid distansarbete?
• Hur sköts distansarbetarnas kompetensutveckling och möjligheter att delta i utbildning?
• Hur sköter arbetsgivaren arbetsredskapen (anskaffning, montering, underhåll)?

Arbetsgivaren bör beakta att möjligheten till distansarbete kan medföra extra kostnader.

När distansarbete behandlas på det lokala planet är det viktigt att understryka att centralorganisationernas gemensamma ståndpunkt till EU:s ramavtal är att normala resor mellan hemmet och arbetsplatsen inte ersätts. I kostnadsbildningen för resekostnader iakttas resekostnadsbilagan i AKTA.

Läs mer om distansarbete (pdf på finska)

• KT:n ja kunta-alan pääsopijajärjestöjen raportti etätyöstä ja sen hyödyntämisestä kunta- alalla (pdf) >
   
• Etätyöstä tulisi sopia, Kuntatyönantaja 1/2021 >

Mer på webben

• Anvisning som stöd för distansarbete (ttl.fi) >