De kommunala arbetsgivarna och inkomstregistret
Inkomstregistret är en nationell databas där alla uppgifter om utbetalda löner, pensioner och förmåner samlas. Inkomstregistret tas i bruk 1.1.2019. Löneuppgifter kan anmälas tidigast 1.1.2019.
Vad har den kommunala arbetsgivaren för nytta av inkomstregistret?
Inkomstregistret gör anmälningsskyldigheterna enklare och tydligare för arbetsgivarna.
Tidigare måste löneuppgifterna skickas till flera olika myndigheter, i olika format och vid olika tidpunkter. Med det nya registret räcker en enda anmälan i ett centraliserat inkomstregister.
Det nya registret innebär också att man frångår månads- och årsanmälan och övergår till anmälning i realtid. Förvärvsinkomsterna till exempel ska anmälas senast inom fem kalenderdagar från utbetalningen.
Vilka uppgifter anmäls till inkomstregistret?
Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster. Också skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas.
I det första skedet, från och med år 2019, anmäls uppgifter om löner och övriga förvärvsinkomster till registret.
I inkomstregistret görs såväl anmälan om löneuppgifter som arbetsgivarens separata anmälan.
Från och med år 2020 anmäls också uppgifter om pensioner och förmåner.
Anmälningsskyldigheten gäller alla utbetalare av löner genast från 1.1.2019 och alla utbetalare av förmåner från 1.1.2020.
Vem kan anmäla uppgifter?
Endast personer som har en viss i handelsregistret eller FODS antecknad roll kan uträtta ärenden i e-tjänsten på en organisations vägnar. Rollerna finns uppräknade på inkomstregistrets webbplats.
Alla övriga parter behöver en fullmakt, för att de ska kunna uträtta ärenden i inkomstregistrets e-tjänst. Fullmakten kan ges till en person eller till ett företag.
Till exempel behöver en kommunanställd eller ett företag som sköter lönerna en fullmakt för rätten att använda inkomstregistrets e-tjänst. Fullmakten kan ges för olika roller, till exempel för att anmäla eller granska löneuppgifter
Läs mer om fullmakter på inkomstregistrets webbplats >
Hur anmäls uppgifterna?
Uppgifterna kan anmälas i registret via ett tekniskt gränssnitt. I så fall etableras en kontakt mellan löneadministrationen och inkomstregistret via vilken löneuppgifterna överförs automatiskt utan att anmälaren behöver öppna registret i e-tjänsten.
Om löneadminstrationssystemet har ett gränssnitt till inkomstregistret behövs ett certifikat. För att få certifikatet måste den som har namnteckningsrätt i organisationen fylla i en nätblankett i e-tjänsten. Därefter skickar inkomstregistret en kod till den tekniska kontaktpersonen. Koden ska fogas till det egna löneadministrationssystemet.
Ansökan om certifikat för att ta i bruk det tekniska gränssnittet ska göras 1.11–14.12.2018.
Alternativt kan uppgifterna skickas via e-tjänsten, där de laddas ner i filformat eller matas in på en nätblankett. I så fall behövs inget certifikat.
Pappersblankett kan användas endast av särskilda skäl.
Uppgifterna ges i realtid per betalning.
Uppgifter om förvärvsinkomster som betalats efter 1.1.2019 ska anmälas till inkomstregistret inom fem dagar efter utbetalningsdagen.
Arbetsgivarens separata anmälan görs en gång i månaden på så sätt att månadens uppgifter anmäls senast på den femte dagen i följande månad.
Läs mera om certifikatet på inkomstregistrets webbsida >
Vem använder inkomstregistrets uppgifter?
Inkomstregistrets uppgifter kan användas av dem som enligt lag har rätt till det. Lagen bestämmer också i vilken omfattning uppgifterna får användas.
Inkomstregistrets uppgifter används från och med 1.1.2019 av Skatteförvaltningen, FPA, Arbetslöshetsförsäkringsfonden, arbetspensionsanstalter och Pensionsskyddscentralen.
År 2020 utökas användarna med bland annat Arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde, Statistikcentralen, Utbildningsfonden, skadeförsäkringsbolagen, arbetslöshetskassorna och arbetarskyddsmyndigheten.
Inkomstregistret medför inga nya rättigheter att få information.
Stöd och rådgivning till arbetsgivare
Skattestyrelsens Inkomstregisterenhet ansvarar för inkomstregistret och sköter rådgivningen vid användningen av registret.
Chat-tjänsten
Inkomstregistrets chat-tjänst betjänar vardagar 9.00–15.00.
Tjänstens ikon syns på de sidor där den kan användas. Om ikonen inte syns är alla i kundservicen upptagna.
Telefonservice
Ring telefonservicen för råd, tfn 029 497 550.
Telefonservicen svarar vardagar kl. 9–16.15.
Telefontjänsten ger svar på frågor som gäller anmälning av uppgifter och korrigering av dem, inkomstregistrets e-tjänst och det tekniska gränssnittet samt fullmakter och certifikat.
Webbtjänst
Inkomstregistrets webbplats har rikligt med videor med detaljerade anvisningar om hur man använder inkomstregistret.
