Att beakta vid avtal om distansarbete
1. När betraktas arbete som distansarbete?
Det distansarbete som avses i ramavtalet är ett sätt att organisera arbetet. Ett av dess viktigaste kännetecken är att arbete som kan utföras i arbetsgivarens lokaler regelbundet utförs utanför den ordinarie arbetsplatsen och att arbetet utförs eller organiseras med hjälp av datateknik. Distansarbete kan utföras i arbetsavtals- eller tjänsteförhållande.
Distansarbete enligt ramavtalet är till exempel
- arbete som utförs helt eller delvis hemma eller någon annanstans än i arbetsgivarens lokaler med dator, t.ex. planerings- eller forskningsarbete
- arbete i s.k. datastugor (ställe där anställda från flera företag arbetar samtidigt utanför arbetsgivarens lokaler med hjälp av datateknik).
Distansarbete enligt ramavtalet är till exempel inte
- traditionellt hemarbete såsom sömnad
- arbete i företagens kontaktcentrum (call center/contact center)
2. Distansarbetets frivillighet
Distansarbete grundar sig på frivillighet. Arbetsgivaren och arbetstagaren ska sinsemellan komma överens om distansarbete. En överenskommelse om distansarbete kan träffas när anställningen börjar eller under anställningstiden. Avtal om distansarbete och om tillhörande villkor bör helst ingås skriftligt.
När man avtalar om distansarbete är det också bra att komma överens om hur man går till väga när distansarbetet avslutas. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan till exempel komma överens om att
- arbetet utförs på distans i en viss tid, eller
- arbetstagaren har rätt att avbryta distansarbetet och återgå till arbetet i arbetsgivarens lokaler med en avtalad anmälningstid på t.ex. 2 månader, och
- arbetsgivaren har rätt att avbryta distansarbetet med en avtalad anmälningstid på t.ex. 2 månader, eller
- distansarbetet varar en viss minimitid varefter det pågår tills vidare om inte någondera av parterna avbryter distansarbetet med en avtalad anmälningstid på t.ex. 2 månader.
En anmälan om att distansarbetet upphör innebär inte att anställningen upphör.
3. Tillämpliga författningar och kollektivavtal
Distansarbete i anställningsförhållande omfattas av arbetslagstiftning och kollektivavtal.
Exempel på tillämpning av lagstiftning och kollektivavtal på distansarbete:
- distansarbete omfattas av arbetsavtalslagen
- distansarbetare beaktas vid tillämpningen av bestämmelser om antal anställda i företag, till exempel i lagen om samarbete inom företag
- distansarbetare omfattas av lagstadgad företagshälsovård och det socialskydd som hör till anställningsförhållandet: när man avtalar om distansarbete finns det skäl att uppmärksamma tjänsternas tillgänglighet och att distansarbetaren har rätt till motsvarande företagshälsovård som jämförbara arbetstagare i arbetsgivarens lokaler
- kollektivavtalens bestämmelser om till exempel lön vid moderskapsledighet, semesterpenning och sjukfrånvaro tillämpas också på distansarbetare.
4. Integritetsskydd
Distansarbete begränsar inte arbetstagarens lagstadgade rätt till integritetsskydd. Vid införandet av kontrollsystem tillämpas samarbetsförfarande enligt lagen om integritetsskydd i arbetslivet och lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar.
5. Dataskydd
Skyddet för datasystem och data som är avsedda för professionella ändamål ska i princip vara på samma nivå i distansarbete som för de arbetstagare som arbetar i arbetsgivarens lokaler. Skyddet för distansförbindelsen kan också kräva specialarrangemang. Om den dator som används för distansarbete också får användas för eget bruk bör arbetsgivaren och arbetstagaren komma överens om spelreglerna för användning utanför arbetet och bedöma dataskyddsriskerna. Bestämmelserna om dataskydd är i princip också de samma som tillämpas på de anställda som arbetar i arbetsgivarens lokaler.
När man avtalar om distansarbete finns det anledning att komma överens om
- huruvida arbetsgivarens dator också får användas för eget bruk
- begränsningar i användningen av datorn.
6. Resor
Distansarbete kan kräva att arbetsresor och relaterade kostnader avtalas mer detaljerat än normalt, särskilt om arbetstagaren endast i undantagsfall arbetar i arbetsgivarens lokaler. Det är bra att till exempel fastställa vad som anses vara den egentliga arbetsplatsen.
När det gäller resor är utgångspunkten
- att normala resor mellan hemmet och arbetsplatsen inte ersätts
- på distansarbetares egentliga arbetsresor tillämpas kollektivavtal och företagets praxis.
7. Verktyg
Arbetsgivaren skaffar i allmänhet arbetsutrustningen och ansvarar för installationen och underhållet. Arbetstagaren ska i sin tur använda utrustningen omsorgsfullt och bland annat meddela arbetsgivaren om fel och brister som han eller hon uppdagat.
Arbetsgivaren och arbetstagaren kan även avtala om att arbetstagaren vid distansarbete använder sin egen dator och annan egen utrustning.
När det gäller utrustningen bör parterna bland annat avtala om
- vem som svarar för anskaffningen, installationen och underhållet av utrustningen
- på vilket sätt arbetsgivaren deltar i telekommunikationskostnaderna.
I princip svarar arbetsgivaren för de direkta kostnader som regelbundet distansarbete orsakar, såsom telekommunikationskostnaderna.
8. Arbetarskydd
Bestämmelser om arbetarskydd kan i regel också tillämpas på arbete som enligt avtal utförs hemma eller i motsvarande förhållanden. Vissa bestämmelser i arbetarskyddslagen kan dock endast tillämpas i begränsad omfattning i hemförhållanden.
I arbetarskyddsåtgärder bör man beakta distansarbetets särdrag. Distansarbetaren bör informeras om de aspekter inom arbetshälsa och arbetssäkerhet som ska beaktas vid distansarbete.
När man avtalar om distansarbete finns det skäl att bland annat uppmärksamma
- eventuella särskilda nackdelar och risker för hälsan och säkerheten och hur de kan avlägsnas eller minskas
- hur arbetsgivaren vid behov kan granska arbetsförhållandena eller utrustningen
- distansarbetarens skyldighet att meddela om problem i arbetsmiljön.
9. Arbetsarrangemang
När arbetstagaren övergår till distansarbete finns det skäl att sätta upp klara mål och ett tidsschema. Enligt ramavtalet ska arbetsmängden och prestationsstandarderna vara de samma för distansarbetare som för jämförbara arbetstagare som arbetar i arbetsgivarens lokaler. Vid övergång till distansarbete finns det skäl att också diskutera på vilket sätt arbetstagarens arbetsinsats definieras och följs upp.
För att distansarbetaren ska känna till sin ställning i organisationen och inte ska isolera sig från den övriga arbetsenheten ska arbetsgivaren informera distansarbetaren bland annat om
- vem i organisationen som är distansarbetarens kontaktperson i frågor som gäller anställningsförhållandet och arbetsuppgifterna och vem som är arbetstagarens närmaste chef
- anvisningar om rapporteringsarrangemang
- förändringar i organisationen och övriga ärenden som omfattas av företagets information.
10. Utbildning
Distansarbetare ska ha samma möjligheter till utbildning som arbetstagare som arbetar i arbetsgivarens lokaler, också när det gäller användningen av teknisk utrustning. Arbetsgivaren ska beakta arbetstagarens eventuella utbildningar vid fastställandet av målen och tidsschemat för distansarbetet.
När distansarbete införs är det bra att beakta chefernas beredskap att leda distansarbete.
11. Kollektiva rättigheter
Om distansarbetsplaner förhandlas i enlighet med samarbetslagen, kollektivavtalen och praxis på arbetsplatsen med arbetstagaren eller arbetstagarnas representant.
Annat som ska beaktas:
Det finns skäl att på förhand kontrollera beskattningspraxis vid distansarbete, bland annat när det gäller arbetsrum, telekommunikation, kostnader för resor mellan hemmet och arbetsplatsen och eventuell ersättning för användning av egen utrustning.
Också försäkringsskyddets omfattning bör utredas innan distansarbetet inleds.
